文档介绍：武汉凯迪绿色能源开发运营有限公司
Wuhan Kaidi Green Energy Development & Operation
会务管理规定
(试行版)
KY-GL-G-03-A
版次
A/O
分发号
持有人
状态
受控■非受控□作废□
密级
秘密■机密□绝密□
编制/日期
审核/日期
批准/日期
2008年8月日发布 2008年8月日试行
目录
1 目的 1
2 范围 1
3 定义 1
4 职责 1
5 程序 2
会议的申请 3
会议计划 3
会务工作 4
会议分类及议事规则 4
会议决议的发布与执行 8
会议注意事项 8
会议管理流程图 9
6 相关文件 9
7 记录 9
1 目的
为规范公司运行秩序,提高行政管理工作效率,研究、协调决定公司的生产、经营、管理中的重大问题,确保董事会的决议和年度经营目标的贯彻和实现,保证会议决策的严肃性、时效性,特制定本规定。
2 范围
适用于公司内部及与公司相关会议的管理。
、远程电视电话会议不属本规定管理范围。
3 定义
本规定所指会议主要包括以下三类:
公司级会议:主要包括高管办公会、生产经营分析会、生产技术协调会、全体员工会议、政府部门或外单位在我公司召开的其他会议(如现场会、报告会等)及重要客人来访会议、公司高管临时会议。
专题与专业会议:主要包括公司的技术与业务会议,如:经营活动分析会、燃料专题工作会、质量分析会、安全环保工作会、质量体系评审会、资金协调会、审查会、研讨会、招标会、人力资源专题会及其他专题会等。
部门会议:主要包括各部门召开的部门例会。
4 职责
公司级会议由总经理工作部负责归口管理,负责会议的组织安排,其他相关部门配合。
涉及多部门参加的专题与专业会议由会议召集部门负责组织安排,总经理工作部协调配合。
部门会议由各部门负责人决定召开并负责组织,会议期间的会务问题自行解决。
5 程序
会议的申请
凡需邀请公司高管领导出席会议的,应向总经理工作部提交拟请公司领导名单,由总经理工作部征求公司领导意见后,予以统一安排并通知公司领导到会。
公司全体员工大会须报请董事长批准,无特殊情况,不临时召开全公司性会议。
专题与专业会议、涉及多个部门负责人参加的其它各种会议,须报请分管领导批准。
会议计划
公司提倡会议的计划性,各项公司级工作例会按规定时间召开,如遇特殊情况需调整,须经过会议主持人批准,总经理工作部负责提前半天通知与会人员。
总经理工作部已列入计划的会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新会议的,召集单位应提前一天报请总经理工作部调整会议计划。各种临时性会议须由承办部门负责提前半天通知与会人员。
对于准备不充分、非紧急的临时性、重复性或目的不明确的会议,总经理工作部有权拒绝安排。
对于参加人员相同、内容接近、时间相近的多个会议,总经理工作部有权合并安排。
部门会议、临时性会议必须服从公司统一安排,不应该安排与公司例会同期召开。
会务工作
为保证公司办公会议的质量,公司执行会议议题申报制度,制发办公会议议题申报表。总经理工作部对公司办公会议的议题每个季度汇总一次,根据提议人提出议题的数量和质量作为其考核的指标之一。
公司级会议由总经理工作部负责组织会务工作。包括拟定会议议程、发送会议通知、准备会议资料,落实会务人员、布置会场等,解决会议所需的鲜花、茶水、茶具、饮料、水果、横幅、投影及摄影设备、纪念品等,安排摄影人员,安排酒店、食宿、交通车辆等。
涉及多部门参加的专题与专业性会议,会议召集部门应至少提前一天向总经理工作部申请会议室和配套设施,并负责拟定会议议程、发送会议通知、准备会议资料,落实会务人员、布置会场等。
列入公司级会议讨论的议题,涉及部门应做好充分的准备工作,就决策的议题背景,多个决策方案及其利弊分析、相关部门意见等,提交必要资料。部门级会议或其它类型会议,相关部门也要提前做好资料准备工作。
全公司业务性会议,会务工作由主办部门负责,必要时,可由总经理工作部负责协调;全公司综合性会议,由总经理工作部负责组织会务工作。
会议分类及议事规则
高管办公会
会议召开时间:高管办公会原则上每周召开一次,于每周一下午14:00召开,特殊情况可推迟或改期。对于紧急问题,可临时召开高管办公会