文档介绍：河北×× 集团
办公室管理工作制度
《试行》
工作总则
一、为了加强集团公司办公室管理,明确办公室内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制订本制度。
二、本制度适用于集团公司办公室所有成员并严格遵守各项规定。
三、切合集团工作实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证办公事务有效开展。
第二章职责范围
一、办公室人员在直属主管的领导下开展办公室的各项工作。
二、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
三、负责集团公司文书管理、图书管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。
四、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。
五、负责集团公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和集团公司的各项文化宣传等工作。
六、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。
七、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作。
第三章事务管理
一、文件管理制度
1、文件管理的范围包括:上级下发文件、集团公司各类公文文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
2、公文文件按照集团公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明集团公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。
3、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。
4、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
5、集团公司上报下发正式文件由公司办公室统一负责,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
6、集团公司对内公开文件由办公室负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,集团公司办公室负责审核,审核无误后打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理签发。
7、凡寄至集团公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。
8、凡涉及集团公司商业秘密的文件由办公室专人负责保管。
9、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对涉及集团公司商业秘密的文件,需办公室主管审批,总经理批准后方可借阅。管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。
二、档案管理制度
1、档案管理范围:集团公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。
2、根据文书整理和文件整理编号,办公室负责对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。
3、应归档的文件、材料由办公室负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。
4、各部门需借阅相关档案,须由集团公司领导批准,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。
5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。
6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度认真做好记录、登记。
三、办公用品管理制度
1、集团公司办公用品的采购、保管、发放和办公设备的入库登记由办公室负责。
2、办公用品购置应遵循以下程序:原则上每月27号之前各部门将所需办公用品报