文档介绍：沈阳腾飞钢管有限公司
订货管理制度
第一章总则
一、为规范公司客户订货管理工作,提高工作效率、工作质量,避免工作过程中出现不必要的纰漏,给公司、客户造成损失和麻烦,特制定本制度。
二、业务部订货相关人员职责说明:
1、业务副总经理负责销售合同的核准、审批;
2、业务部销售经理负责订货业务的核准与过程的监督;
3、业务部销售人员负责客户订单的审核与购货合同的签订工作;
4、业务部销售内勤负责客户订单的填制工作。
第二章订货程序及相关要求
一、公司视为可以订货的情况有以下三种:
1、签订合同后:合同的签订要严格遵守销售合同管理规定,业务部负责人要对合同进行严格的审核,确定合同无误后,相关工作人员方可订货;
2、货款已经到帐后:客户将货款已经达到我们账户上的,公司相关人员就可以订货;
3、客户与公司业务人员电话沟通确定订货并已经电话录音后:因特殊原因客户不方便签订购货合同的,又不能现款提货,这样的与业务员电话沟通确定并进行电话录音以后,公司相关业务人员可以给与订货。
二、公司订货主要分为四种方式:
1、协议户订货:协议户订货,协议内勤直接从公司库存系统中订货锁库存;
2、工程订货:公司涉及工程类的订货,由工程内勤直接从公司库存系统中订货锁库存;
3、前台订货:前台人员订货需要填写《库存订货通知单》,单据填写清楚以后交业务部经理签字审批,审批结束方可交给库存管理员进行订货锁库存;
4、业务人员订货:公司业务人员有客户订货,需要填写《库存订货通知单》,单据填写清楚以后交业务部经理签字审批,审批结束方可交给库存管理员进行订货锁库存;
三、《库存订货通知单》填写要求及审批流程:
1、前台人员及业务人员需要订货,第一时间填写《库存订货通知单》;
2、单据必须详细填写,字迹工整,订货单位填写清楚,尽量填写与我公司库存管理系统中登记信息对应的名称,减少库存管理员在预定过程中查找的麻烦;
3、订货时间填写清楚:填写的时间应为下单的时间,不得故意将时间延后;(例如:3013年3月18日填写的单据交给库存管理员,那么订货时间就应该填写2013年3月18日,不得填写3月19日等。)
4、产品的品种、规格、标准/材质、订货数量、机组、重量、订货地点等均应填写清楚,字迹工整,不得潦草填写,备注中要将对产品的特殊需求填写清楚;
5、单据填写清楚以后,填写人员要在“订货人”位子签字,然后交部门经理审批签字,部门经理人需要在“批准人”后签字确认;
6、订货结止日期:理论上是自订货时间算起后三天,以天为单位,上下差小时数可忽略不计。
四、锁库存概念及相关要求:
1、锁库存:所谓锁库,就是公司通过四种订货方式(协议内勤订货、工程内勤订货、前台人员订货、业务人员订货),在公司库存管理系统中将客户需求的产品进行短期锁定(不准锁定人以外的其他人再另作销售),保证预定产品的客户在提货时有准确、充足货源的一种管理模式。
2、锁库存的期限:自锁库之日起三天之内;(以天为单位,上下差小时数可忽略不计;)
3、锁库存期限内,涉及此项产品的相关人员必须及时的与客户进行沟通和联系,提醒客户及时提货,避免锁而不提的现象放生,影响公司产品的销售;
4、锁库存期限内特殊情况的处理:
(1)三天期限已到,客户仍不提货:工作人员要尽快与客户沟通,了解客户对产品