文档介绍：1
OFFICE办公软件培训

信息化发展应用部
2010年10月
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目录
一、Excel图表制作
二、Excel数据统计分析
三、Excel函数运用
四、其它
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图表用于总结规律和传递特定信息,是数据的可视表现,强调数据之间的关系,且图表具有动态性,有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。图表用于总结规律和传递特定信息,是数据的可视表现,强调数据之间的关系,且图表具有动态性,有助于发现数据所不能注意的趋势和模式。
一、图表制作方法
创建图表的方法:
1、一键生成法:F11
2、自由点取法:使用图表工具栏,选择图表类型。操作:视图-工具栏-图表
3、按部就班法:使用图表向导。操作:插入-图表,分4步完成图表的制作。
生成基本图表后,通过右键各功能按钮进行信息完善,如“图表选项”。
如何将此图片快速、准确的移动到PPT中?
1、shift+编辑,复制图片
2、照相功能(工具-自定义-命令-工具-照相机)
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二、数据统计分析
1、在Excel工作表的数据列表中插入分类汇总
分类汇总功能可实现把所有记录根据要求条件进行汇总。
示例二:
插入外部分类汇总方法:
1、选中需进行分类汇总的源数据区域,点击工具栏“数据”—“分类汇总”
2、“分类汇总”对话框中各项说明:
a、在“分类字段”框中,单击外部分类汇总的列。在右面的示例中,应当单
击“地区”。
b、在“汇总方式”框中,单击要用来计算分类汇总的汇总函数。在右面的示
例中,应当选择“求和”。
c、在“选定汇总项”框中,对于包含要计算分类汇总的值的每个列,选中其复
选框。在上面的示例,应当选择“月销售额”。
d、如果想按每个分类汇总自动分页,请选中“每组数据分页”复选框。
e、若要指定汇总行位于明细行的上面,请清除“汇总结果显示在数据下方”
复选框。若要指定汇总行位于明细行的下面,请选中“汇总结果显示在数
据下方”复选框。
f、通过重复以上步骤,可以再次使用“分类汇总”命令,以便使用不同汇总函
数添加更多分类汇总。若要避免覆盖现有分类汇总,需清除“替换当前分
类汇总”复选框。
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二、数据统计分析
2、数据筛选
筛选是查找和处理区域中数据子集的快捷方法。筛选区域仅显示满足条件的行,该条件由用户针对某列指定。不满足条件的数据被隐藏。筛选功能支持多列筛选,且每次筛选是在上次筛选结果的基础上进行筛选,减少了数据的子集。对于筛选过的数据子集,无需重新排列、移动便可复制、查找、打印等。为获得最佳结果,同一列的数据格式必须相同,不能混合使用文本、数值等格式,否则筛选结果按出现次数多的数据类型值执行。
Excel 提供了两种筛选区域的命令:
a、自动筛选:包括按选定内容筛选,它适用于简单条件。
b、高级筛选:适用于复杂条件。
高级筛选对话框中“等于”是对数字或字符串的,筛选出与所选数字或字符串完全一样的内容。“始于”、“包含”等是针对字符串的,比如有ABC\AD\BC这三个字符串,使用“始于”功能,后面框中输入A,就会把ABC与AD这两个字符串筛选出来。
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二、数据统计分析
3、Excel中“高级筛选”删除重复记录
当表格中有重复记录时,可用“高级筛选”功能删除重复记录。
示例:示例四:
具体方法:选中表中所有记录,选择“数据-筛选-高级筛选”,单击“将筛选结果复制到其它位置”,在“复制框”中输入单元格引用,选中“选择不重复的记录”后确定。
特别说明:选取粘贴单元格时,一定要确保与数据源区域列数相同
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二、数据统计分析
3、多表间数据计算
如何把多个格式一致的报表数据汇总显示到一个总表中
使用公式?

文件目录变更时公式随之变更,公式长度受限制,仅支持30个求和参数。使用“合并计算”功能便能轻松快捷实现多表间的数据统计。
使用“合并计算”功能要求各表需要具备的条件:
每个区域分别置于单独的工作表中。不要将任何区域放在需要放置合并的工作表中。且每个区域具有相同的布局。
设置要合并的数据操作方法
1、创建一个新表,用来保存汇总后数据,选择其中一个单元格,作为合并后数据计算存放的第一个单元格。
2、打开“数据”—“合并计算”,在“函数”框中,单击需要用来对数据进行合并的汇总函数。
3、单击“引用位置”框,再单击要进行合并的第一个区域的工作表标签,键入区域的给定名称,再单击“添加”。对每个区域重复这一步骤。
如果要在源区域的数据更改的任何时候都自动更新合并表,并且确认以后在合并中不需要包括不同的或附加的区域,请选中“创建连至源数据的链接”复选框。
Excel 不将源数据中的行或列标志复制到合并中。如果需要合并数据的标志,需从源区域进行复制或手工输入