文档介绍：煤矿基本建设项目档案收集归档要求和整理方法
内容提要
建设项目文件的几个基本概念
煤矿基本建设项目文件的收集
煤矿基本建设项目文件的整理
煤矿基本建设项目档案归档要求
煤矿基本建设项目档案收集、整理、立卷工作是沿用1994年原煤炭工业部印发《煤炭工业企业档案分类规则》,该规则对煤矿基本建设项目档案的收集范围和分类予以明确。1998年国家档案局、原国家计委发布《基本建设项目档案资料管理暂行规定》对基本建设项目文件材料归档范围和保管期限进行了规定。2002年国家档案局颁布了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(中华人民共和国行业标准DA/T28—2002),再次修改和明确了建设项目档案归档范围和保管期限。
2006年国家档案局、国家发改委印发了《重大建设项目档案验收办法》,明确规定:“项目档案是项目竣工验收的重要组成部分,未经档案验收或档案验收不合格的项目,不得进行或通过项目的竣工验收”。这一系列的规则出台,使项目档案工作更加规范化、制度化,进一步明确了档案工作在项目建设中的职责和地位,也使项目档案工作有章可循,有法可依。
第一章建设项目文件的几个基本概念
建设项目文件:是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等,并以纸质、胶片、光磁盘载体等形式存在的全部文件。包括项目前期文件、项目施工文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等。

指具有独立设计文件,可以独立组织施工,建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。如:煤矿基建项目的矿井、洗煤厂、铁路专用线、办公楼、宿舍楼等。

指具有独立设计文件,可以独立组织施工,但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程。如:煤矿基建项目的巷道、峒室、井底车场等。(进行档案收集整理先确定单位工程数量)

指开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。煤矿基建前期项目文件重要的有:国家发改委的立项核准,国土资源部门采矿许可,煤炭部门的设计审批、设计勘查、安全专篇,属地审批的征地、拆迁补偿协议等。

指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。主要有开工报告,技术交底,原材料及构建出厂证明质量鉴定,设计变更通知,施工记录等。

指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。主要有监理协议,工程材料复查报告,工程质量记录、质量事故处理记录,监理日志月报等。

指项目竣工后按照工程实际情况所绘制的图纸。归档前要求加盖竣工图章和有关责任人签字。

指项目竣工时形成的反映施工(指建筑、安装)过程和项目真实面貌的文件,主要由项目施工文件、项目竣工图和监理文件组成。
(煤矿基本建设的矿、土、安单位工程都应该有竣工资料和竣工图。现在施工单位在竣工时移交的多是已装订成册的竣工资料。)

指项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件(有安全、工程质量,环保、消防、劳保、档案竣工验收资料)。

建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件;项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构。

指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
项目文件资料经过分类、整理、加盖归档章、编制档号、装入档案盒,在档案盒上填写案卷名、档号、盒号,填写备考表,编制案卷目录、卷内目录,形成的项目档案。
第二章煤矿基本建设项目文件的收集
一、项目文件的收集
项目文件产生于项目建设全过程,项目文件的形成、积累和管理应列入项目建设计划和有关部门人员的职责范围、工作标准,并有相应的检查、控制及考核措施。这段话表述意思是建设单位与施工单位、监理单位签订工程合同时应将项目文件收集整理移交作为合同条款一项内容予以确定
(举例)。

凡是反映煤矿基本建设项目有关的重要的职能活动,具有考查利用价值的各种载体的文件,都应收集齐全,归入建设项目档案。
一般煤矿基本建设项目主要涉及四方面单位,一是建设单位,二是设计单位,三是施工单位,四是监理单位。按照这四方面职责进行项目文件收集
(1)项目准备阶段形成的前期文件,应由建设单位各承办机构负责收集、积累;勘察、设计单位负责勘察设计文件的收集、积累,并按规定向建设单位档案部门提交有关设计基础资料和设计文件。
前期资料()主要有可行性研究报告、项目评估、环境预测、立项审批文件。煤矿立项审批文件主要有国家发改委审核的立项核准文件,国土资源部门审批的采矿许可文