文档介绍：青岛市地铁工程建设信息管理办法
(试行)
1 目的
及时、准确地收集、传递和反馈有关最新的质量、环境、职业健康安全信息,做好内部沟通和外部交流。
2 适用范围
适用于公司内部信息的传递与处理,以及与外部各相关方的信息交流、协商、接受与处理。
3 职责
公司总经理负责建立适当的信息沟通和交流机制,确保沟通和交流工作的有效性。
管理者代表组织实施内部信息沟通和交流工作,协调公司与外部信息的沟通和交流。
公司有关领导负责业务范围内重要信息的传达、沟通、报告。
公司办公室负责内外部信息沟通和交流工作的归口管理。负责公司各种工作会议所需有关质量、环境、职业健康安全管理体系内外部信息的收集、整理、成文、传阅和转发,定期收集各单位的重要信息。
公司各部门和所属单位负责对相关方信息的收集、处理、沟通和交流,重要信息向公司领导、公司办公室反馈、报告。
公司工会负责定期收集员工对职业健康安全要求的信息。
项目经理部经理负责建立项目的信息沟通和交流机制;项目部办公室负责内外部信息沟通和交流工作的归口管理;项目部各职能部门负责对相关方信息的收集、处理、沟通和交流。
4 工作流程
信息的分类
外部信息
、环保局、防疫站、质量技术监督局、认证机构等单位的监测或检查结果的信息;
;
,(相关方指顾客、监理、工程合同方、协作方、供方、社区居民、政府和上级监督部门等);
。
内部信息
、环境、职业健康安全方针、目标、指标、管理方案的实施情况;
、重大风险的控制情况;
;
(如出现火灾、事故、抢险等意外事件的情况);
;
(如员工的建议、要求、抱怨等)。
信息的收集与整理
内外部信息按照管理职责分工和信息属性,由信息产生单位或第一接受单位及时获取、收集,重要信息应立即向公司有关领导报告。
公司办公室每季度了解各单位信息沟通、交流工作情况,及时收集、汇总内外部重要信息,向公司领导报告,必要时向有关部门通报。
公司所属各单位工会应经常收集员工对职业健康安全工作的意见和要求,重大问题应及时向公司工会汇报。
公司工会应定期了解员工参与研讨审议职业健康安全工作的意见和要求,并对此项工作做出安排。
沟通和交流渠道
内部沟通和交流的渠道:
、工作会、职工代表大会、系统会议、项目经理部业务例会等;
、汇报、协商;
、报表、通知、简报等;
、员工书面送交的合理化建议等。
外部沟通和交流的渠道主要有:
、电传、电子媒体、信函等;
、邀请来公司协商等;
、公司对外宣传资料等。
沟通和交流的实施
各相关部门从政府和上级主管部门获取的信息,以及公司总经理、公司分管领导、管理者代表的指示或要求,以通知或会议形式传达到相关单位。
内外部审核、管理评审、监视和测量、重大质量事故、重大安全事故、重大环境事件、法律法规和其它要求变化的信息,由相关责任部门负责实施沟通和交流。
目标、指标、管理方案和重要环境因素的有关信息,由公司主管部门与相关单位沟通和交流。
职业健康安全危险源、重大风险的有关信息由安质部与相关单位沟通和交流。
公司应组织员工参与制定、实施和评审职业健康安全方针、管理文件等,参加施工现场劳动保护座谈、安全培训、安全知识竞赛等活动,使其了解公司职业健康安全的重大问题和相关信息,确保其享有参与权、知情权和应有的安全健康权益。
公司工会应定期收集员工对职业健康安全的合理意见和要求,如职代会提案、员工合理化建议,并向员工反馈公司审议后的信息。
经营开发部在投标时向招标单位传递公司质量、环境、职业健康安全管理方针和认证的信息,并将招标单位要求的信息及时向公司有关单位反馈。
经营开发部、项目经理部在签订合同时,向业主、劳务协作方传递公司质量、环境、职业健康安全管理方针和质量、环境、职业健康安全管理体系认证的信息。对顾客和相关方等提出要求的信息,及时向公司和有关单位反馈。
物资管理部、机电设备部向物资供方、设备供方传达公司质量、环境、职业健康安全管理方针和认证信息,并及时向公司有关单位反馈供应商有关