文档介绍：采购管理制度
总则
为以最优价格取得品质与数量符合要求的货物,统筹办理,科学合理地安排资金,提高效益,特制定本制度。
本制度包括采购管理、供应商管理等。
采购部机构设置及岗位职责
采购部由采购主管、采购员组成。
采购部的职能:
进行生产物料采购计划与执行;
负责物料的采购、报价、估价等手续;
请购单、订购单、进货验收单、退料单的编制处理;
对供应商的调查、评估、管理、指导、及交货督促;
进料品质、数量异常的处理;
应付供应商的款项审查、请款;
调查物料的市场行情、搜集供应商资料;
完成公司及总经理安排的其他任务。
采购主管的主要工作职责如下:
根据生产计划,拟定物料采购计划及预算,报总经事批准并据以实施;
保持与物料供应市场的密切联系,加强与重要供应商的联系,开发新供应商,获得最优采购价格,随时向总经理报告最新动向;
按公司授权规定,与目标供应商签订采购合同或发出订购单,协助财务部门办理付款手续;
筹备及参加公司采购决策会议,追踪物料供应日期、运交进度,协调运输部门、供应商及生产部之间的关系;
审阅供应商报价单及物料存货报表,确保不断货、少积压;
与财务部、生产部密切联系,确保采购付款之顺利无误;
负责与供应商进行品质不符、交货期延误等事宜的索赔、交涉工作;
定期进行供应商评估。加强与优秀供应商的合作,淘汰不符合要求的供应商;
训练所属采购专员有关采购作业程序,以期更好地完成采购计划;
定期向总经理汇报采购计划执行情况及改进建议;
执行总经理交办的其他工作。
采购员的主要工作职责如下:
服从采购主管领导,确保公司生产之顺利进行;
遵守采购作业程序,确保采购作业之公平、合法、经济;
保持和各部门的密切联系与配合;
完成采购主管交办的其他工作。
采购管理
为规范采购流程,保证采购及时准确,特制定本规定。采购部人员遵照执行。
原材料的采购:
采购员接到总经理签字的生产计划单后,根据生产部门制作的《用料明细单》,及仓管填报的已有合格品库存量,计算出实际计划采购数量,编制《采购计划单》。(如果生产需要或货物行情上涨需准备库存,应于备注栏填写原因),一式三联,经总经理签名核准,第一联存根联采购部留存,第二联交财务部,第三交仓库(不带价格)。
采购员根据总经理签字的《采购订单》进行采购。经询价、议价、比价再决定供应商。
如果采购订单需要更改,则先填制采购订单作废通知单一式三联,由经办人员及部门主管签名后,第一联存根联(采购部留存),第二联(财务联)交财务部,第三联(仓库联)交仓库做为验收之用,同时另签订新《采购订单》。
材料采购在入库时必须有采购员、质检员和仓管员的验收签字。
验收合格后,填制一式三联入库单,经相关人员签字后,第一联存根联,第二联(记帐联)连同发票、送货单送交财务部,第三联(采购联)送采购部。
如验收不合格则要求供应商退回或更换,并重开发票及送货单。
如验收不合格品不影响成品质量,经生产主管或总经理批准签字后,进行让步接收,并跟踪控制。
生产设备、车间工具器具的采购:
车间汇总填制请购单一式二联,经主管签字核准。生产设备的采购必须由总经理签字、报董事长批准方可采购。请购单第一联存根联自存,第二联采购联交采购员以办理采购事项。
采购入库时,仓库人员会同生产主管验