文档介绍：员工沟通与反馈程序
目的
为促进公司各部门及员工之间的交流,加强员工沟通,及时了解员工思想动态和诉求,培养正确的沟通心态和积极的沟通习惯,提高沟通的准确度和工作效率,减少误解和矛盾,建立和谐的工作关系,形成健康良性的问题反映、反馈和解决渠道与机制,为公司各项工作的顺利开展提供保障,特制订本程序。
二、适用范围
公司内部和员工之间涉及到文件沟通、会议沟通、面谈及其他形式沟通时均适用本办法,主要包括以下形式的沟通:
面谈:主要指一对一或多方面对面谈话。
会议:包括专题讨论和工作协调会议、员工座谈会、班组晨会、管理例会和干部或员工大会等方式。
书面沟通:包括会议纪要、工作报告、文件、联络单、管理看板、班组园地、宣传栏和内部刊物等方式。
网络沟通:包括电话、OA与电子邮件与网络即时联络工具等方式。
其他如意见箱等方式。
特别申明,本办法不包括公司对外部的沟通,如对政府、客户、社区环境或公共媒体等。
三、内部沟通原则
自上而下沟通,可以越级检查,但不可以越级指挥(紧急情况除外)。
自下而上沟通,可以越级申诉,但不可以越级报告(紧急情况除外)。
沟通应以尊重、信任、耐心的态度进行,应避免冲突,以基于事实、出于工作目的和解决问题为主,严格要求对事不对人。
部门间的沟通,尤其是重大分歧或不确定事项,应职责明确、以书面信息为主,做到沟通和沟通记录及时、准确、真实等。
下级对上级的报告请示或建议,应避免简单提交问题,而应提出对解决问题的几个备选方案且明确选择倾向,供上级决策选用。
特别地,劳动合同、员工工作岗位安排和岗位薪酬、绩效考核等属于员工个人与公司劳动关系的一部分,除相关管理人员外,员工只应就个人相关事宜做逐级沟通,不得向无关人员透漏个人相关信息,不得串联其他同事或擅自散播负面信息、煽动群体性事件。
四、管理职责
(一)人力资源部
人力资源部负责拟定和组织审批员工沟通相关程序,对各部门的员工沟通情况予以监督和指导,并组织对班组长及以上管理人员、特殊部门与岗位的员工进行相关沟通技能的培训。
人力资源部应积极促进各部门间的沟通,定期或不定期召集恳谈会,及时了解员工思想动态和需求。必要时,应进行员工满意度调查(正式或非正式)。
对员工反映的问题,人力资源部应组织协调相关部门和人员予以及时答复和解决;解决有重大困难的,应专题上报分管领导或工会主管工作人员,跟踪解决方案,及时反馈员工、形成工作闭环。
(二)各部门主管和各级管理人员
应按要求参加出席会议、执行会议决议;并根据会议要求、上级指示或工作需要,向所属部门、员工及时传达会议决议及公司的政策、规章、要求等;
应及时召开部门员工会议、做好专题沟通和培训,形成会议决议并追踪落实;
各部门及各级管理人员,应加强对跨部门事务的联络、协调、催办,必要时对部属加以考核或提起跨部门投诉;
应定期或不定期向上级主管做员工思想状态和员工沟通的专题汇报;
特别地,每一位有团队下属的管理人员,应对团队成员进行入职谈话、转正谈话,定期或不定期的工作表现与绩效沟通谈话等;并按规定和要求,对入职转正评价、绩效考评等做出书面评价、签认和沟通。对核心员工,应会同人力资源部明确其定向培养和发展计划。
(三)工会和党团组织等
工会和党团组织等,除执行政府相关行政管理规定外,应针对员工福利和劳动