文档介绍：项目物资管理制度
物资进场验收
进场物资验收职责安排
项目部应配备至少1名专职收料员,专职收料员在ERP/广联达工程信息表中由项目部指定,发生调动,项目部应提交人员变更单,经公司物资管理部、财务部和人力资源部审核同意后更改。
每批物资进场后,应由该批物资的项目计划责任人或该专业施工员与专职收料员共同验收。专职收料员对实际验收入库数量、验收方法是否符合合同/订单约定、供应商送货单与验收入库单的填写格式内容是否相符、发放分包时是否正确履行发放手续、物资的库内存放、验收入库登录及各项流程执行时间是否符合规定负责,所有签字不得由他人替代;同时验收的“计划提报责任人”对所验收物资的质量、数量是否符合计划要求、应发放分包数量、物资的现场存放负责。
“专职收料员”为物资进场验收指定人员,通常情况下不得他人代收;特殊情况经项目经理同意,指定他人代收时,代收人必须在收料中签字确认,专职收料员事后复核、补签,同时不能免除专职收料员任何责任。
物资进场后,专职收料员应通知收料复核人(现场指定施工员、技术负责人、质检员),共同进行验收,至少3人(必须包含专职收料员及项目经理)以上在“供应商送货单”中签字确认。
进场物资验收依据
集团任何部门签订的物资采购合同与采购订单,均应在签订后1日内转发专职收料员(ERP中的“合同通知单、材料采购订单”;广联达中的“材料采购合同”),专职收料员与物资验收人应依据合同、订单及相关规范、使用要求、封样样品等进行进场物资的验收。验收中发现与要求不符的情况,专职收料员应及时与采购人、采购代理、造价员、物资部经理等相关人员联系。
合同、订单中必须约定验收方法与标准。
、进场物资验收方法
物资验收方法应符合相关规范、合同、订单、封样样品要求,基本计量方法有外观检测、尺寸检验(厚度、直径、长度等)、称重检验、计数、送样复检等;验收人应至少配备卷尺、游标卡尺、称重磅秤。有称重要求的或采购单位(包括参考单位)为重量单位的必须抽检称重,并将称重数据填写在送货单与验收入库单中(按实填写,留存磅单及抽检照片);对称重与计数同时有要求的应同时进行两种方式的查验;查验结果应在“供应商送货单”、“验收入库单”中同时注明,注明格式如:“长度抽测/抽测1盘卷97米,共5盘卷”;再如“重量抽测/,共90根”等。
合同/订单中注明样品信息的,必须与样品进行比对。
商品砼用量达到5000立方的项目必须设置“物资验收称重系统”,砼、钢筋的“收料单”即为“物资验收称重系统”中直接打印的验收单。未设物资验收称重系统的项目砼签收应增加数量抽检,对每车重量或体积的抽检记录应按每批或每30车不少于一次进行,专职收料员或项目计划责任人等2人进行,2人签字,记录单独留存,作为砼结算必要资料。
、进场物资签收步骤
、供应商送货单
签收后的“供应商送货单”是物资进场的原始凭证,并作为验收入库登录、最终付款的必要依据,签收时应予以充分重视,严格校核送货单中的材料名称、单位、单价、数量的填写与合同、订单、实物是否一致。如因送货单签收错误造成损失,由验收人同时承担责任。
供应商送货单必须一式多联(不少于3联),包括供方留存联、工地留存联、验收入库凭证联,如仅有1份,应复制为3份后,分别签字并注明每联名称。供应商送货单中必须注明验收签字时间、合同号或订单号,不得事后增补。专职收料员应按合同/订单号建立收料台账,保管收料原始凭证(将送货单与分包领料单(材料出库单)一一对应,并按照日期排序装订成册,项目竣前验收前1个月内提报至公司物资管理部)。
单份订单中的材料如分批进场,可按进场批次分批签收供应商送货单、登录验收入库单,但送货单、验收入库单中的材料内容只能对应同一订单的订货内容,不能对应不同订单;
、验收入库单
物资进场签收后3日内,专职收料员负责将供应商送货单内容在NC收料系统中完成登记录入,录入时必须正确输入该批材料的订单号或合同号,不同订单号或合同号材料即使同时进场,也必须按订单或合同号加以区分,不得使用同一订单或合同号;(广联达软件中材料入库需在材料进场后5日内完成)
收料系统的登记录入不得因复检、质量验证等问题延迟登录,可在备注中注明复检、质量的疑问,待问题解决后,再行补充或负数冲销。
同一订单或合同号材料全部进场后,打印该订单或合同号的验收入库单,原送货单验收人复核签字后,与该订单、供应商送货单(结算凭证联)装订在一起作为该订单或合同的完整付款资料。
、订单或合同反馈
ERP软件中,采购人完成每份计划采购或合同后1天内,必须在采购分计划或合同会签单界面中点击“订单”或“合同通知单”,发送至专职收料员处。该订单或合同通知单中约定的材料首批进场后3日内,专职收料员