文档介绍：合同签订审批流程及管理办法
为规范公司合同签订,履行,审批和付款程序,并最大限度的避免风险,计划部依照《东屿物业管理有限责任公司-合同(暂行)管理办法》补充编制以下审批流程、签订程序和管理办法,本办法适用于公司签署的所有固定格式以外经济类合同的管理。
合同分工
合同按照各部门分管工作责任的原则,具体分工如下:
财务人事部: 贷款借款资金往来合同、资产抵押质押担保合同、劳动用工合同、及本部门业务涉及相关合同。
计划部:招投标服务委托合同、企业质量体系认证服务委托合同。
保安部:保安服务合同、停车管理合同、地库使用合同(中心)、小区绿化保洁合同、绿化保洁工具购置维护合同、安防消防器材购置维护合同、门岗道路车场(库)设备设施购置维护合同及本部门业务涉及相关合同。
工程部:工程分包承包合同、建筑材料设备购置合同、工程监理委托合同、电梯维修保养合同及本部门业务涉及相关合同。
客服部:住宅物业委托管理合同、住宅装修管理合同、住宅装修垃圾清运合同、物业服务资费标准委托评估合同及本部门业务涉及相关合同。
经营发展部:非住宅物业委托管理合同、非住宅装修管理合同、非住宅垃圾清运合同、地下空间人防使用管理及物业委托合同、经营性房屋出租合同、外围物业委托管理合同、广告栏(位)出租合同、家政保洁服务合同、小区资源合作经营合同及本部门业务涉及相关合同。
办公室:办公用品购置合同、固定资产购置维护合同、车辆保险维修保养合同、法律咨询律师委托合同、劳保福利采购合同、办公设备购置维护合同、员工宿舍出租管理合同、宽带合同及本部门业务涉及相关合同。
合同洽谈
按照合同分类主管的原则,由主管副总经理会同相关部门进行合同洽谈、业务考察等。
重大项目合同(合同金额超过100万的),应组织业务技术人员、合同管理人员、本公司常年律师顾问对合同项目进行可行性论证。
合同审批及管理
审批程序:
合同按照部门责任分工,由分管部门发起并负责起草初稿,在填写《合同签订审批表》后一并报送计划部审批。
计划部审批通过后计划部经理在《公司合同签订审批表》签署意见,并转呈合同发起部门主管副总经理和计划部主管副总经理签署意见。最后送至总经理批准并签署意见。
汇签完成后,合同送达办公室加盖公章。合同金额超过100万元以上则需报请董事长批准。合同涉及资金往来,应留存合同原件两份存档备查。
办公室加盖公章后,办公室对合同盖章进行单独登记,建立台账。合同进入执行阶段,应首先流转回计划部,编制付款计划。
合同发起部门要留存约定方签章后合同复印件,原件及《公司合同签订审批表》交计划部备查,如合同涉及资金往来,则发起部门需向财务人事部转交合同原件一份。发起部门转交合同正本时,需与交接部门签署交接记录。
合同签定后,由主管部门具体负责执行合同的履行,负责有关变更、解除合同等工作。合同在履行过程中,需要变更或解除的,应在法律规定或合同约定的条件下与对方当事人进行协商,并按照合同审批程序报批。合同履行中发生纠纷无法协商解决的,需进行仲裁或起诉的,按合同签订程序报批,由主管部门负责办理,办公室配合相关工作。
合同原则上由副总经理及以上级别领导签订,其他人员签订合同的需有公司书面授权。
计划部对所有合同进行管理,负责对合同进行统一的登记、备案,并与财务部共同负责对所有资金往来合同的执行进行审查、