文档介绍：第一部分规范权力运行相关法律法规和
工作流程图及风险防范
办公室
一、责任单位
洪江区商务局办公室
二、职责
局办公室实行副局长领导下主任负责的岗位分工责任制,主任负责全面工作,其他同志按岗位分工承担各自工作职责。
三、权力行使依据
1、《国家行政机关公文处理办法》
2、《湖南省行政机关公文处理办法》
3、《中华人民共和国档案法》
4、《国家保密法》
四、工作责任范围
1、协助局领导及时了解和掌握各项工作执行与进展情况,协助局领导处理日常行政管理事务,协调好全局内外工作关系,保证局机关工作的有效运转。
2、承担机关重要文件的起草、计划和总结,编撰商务年鉴、工作简报、对外宣传报道等有关文字资料。
3、负责局机关的对外接待等工作。负责机关文电、机要、保密、文书档案管理和会议组织管理;负责单位行政公文的收发、呈阅、分送、文印工作。
4、负责局长办公会决定事项、上级机关交办事项和其他应办理事项的督办和落实工作。
5、负责全局目标的拟订和管理工作;负责社会治安综合治理工作;组织、指导全局的统计工作,承担全局工商行政管理综合性统计、分析和提供统计服务。
6、牵头承担、协调全局、综合性调研工作,对外宣传、工作提案。
7、承办领导交办的其它工作。
五、办理程序和时限
每年3月底前将本年度的文书整理归档及时移交局档案室。
工作流程图
一、局会议管理工作流程图
(4)组织实施
会议承办部门分管负责人依据上级要求或工作需要,提前一周提出会议申请、编制经费预算,报分局分管领导审批。
1、审批同意,送承办部门组织实施。2、审批不同意,退回申请。
局分管领导于当日对部门提出的会议申请进行审批
(3)是否同意
(2)会议审批
(1)提出会议申请
1、承办部门负责人根据局领导批示和会议要求提前3天发出会议通知。
2、承办部门负责人将会议议程及有关会议材料提前1天交办办公室文档装袋。
3、办公室主任根据局领导批示和会议要求牵头组织会务保障工作。
4、办公室根据局领导指示起草全局性会议的有关文字材料,提前1天印装。
5、办公室提前1天将各类会议文件资料装袋。
二、文件档案管理工作
1、文书档案管理工作流程图
档案的借阅、利用(风险2)
档案主管每年3月底通知各部门兼职档案员移交文档材料(风险1)
需要查阅档案者,应由部门主管领导批准,重要文书档案的查阅须请示所主管领导
档管员检查移交材料的完整性,在确保归档材料齐全的情况下,双方签字交接并填写移交清单
档管员对归档材料进行分类、装订、编目、机录、标引、上架
一般情况文档只在档案室查阅、特殊情况需复印的应由档管员进行复印后登记借出
档案的管理(风险3)
外单位人员查阅档案须出具单位证明,填写借阅登记表并在档案室查阅
归还时档管员应认真检查文件的完整性及整洁情况
权力运行风险表现:
风险:1、档案管理员未按规定时间组织移交档案,造成局档案资料不能及时进入档案室,出现档案丢失现象。2、未按规定的审批程序查阅、摘抄、复制或借用档案。3、档案管理不严格,出现丢失和损坏,造成无法弥补的损失;擅自借阅、涂改、抽取、调换档案材料;泄密档案内容。
防范措施:
1、加强学****教育;2、严格执行中华人民共和国档案行业标准及局《档案归档管理规定》;3、加强岗位监督,强化效能监察,严格责任追究。
三、接受社会新闻媒体采访工作
1、接受社会新闻媒体采访工作流程图
查验新闻媒体提交身份证明(记者证、采访证、介绍信)
局办公室报分管领导审批(风险1)
批准后办公室备案,联系受访单位或个人、协调协助单位
局办公室核成稿(必要时报主管领导终审)
提示有关人员届时收看
权力运行风险表现:
风险:1、未经领导同意接受采访,导致通报不实,造成负面影响的。2、一般性新闻稿件未经单位主要负责人审核,重大新闻稿件未报局领导签发,导致严重后果。3、发现非正常情况下的拍摄或带观点的负面采访,未立即终止采访,未及时报办公室处置。
风险责任:
1、加强学****教育;2、严格执行局《新闻采访制》;3、设立局监督岗和新闻发言人岗位;4、强化效能监察,严格责任追究。
四、印章管理工作
1、印章管理工作流程
审批(风险3)
保管(风险1)
押印的提出
不予押印(风险2)
有关领导批准行文和重要执法文书、上报材料、函件证明、说明等
办公室主任批准一般函件、证明、说明、介绍信、上报材料等
押印登记
押印
权力运行风险表现:
风险:1、印章管理未按照规定专人保管,设立专柜,印章被盗用、丢失,对单位造成不良的影响。2、违规使用印章对单位造成不良的影响。3、印章磨损需要更换,刻制印章未按要求办理造成不良的后果。
防范措施: