文档介绍：电子邮件礼仪规范
销售工作离不开电子邮件。电子邮件是最规范、专业的沟通形式,掌握电子邮件技巧,善用邮件沟通,将给我们的业务带来极大的促进。
一封完整的电子邮件包括主题、称谓、正文、结尾、签名档五个部分,视情况我们还可以在带文件附件。怎样处理好电子邮件的各个组成部分,并体现出良好的电子邮件礼仪呢?下面就各个要点作出具体说明。
●要点1:邮件主题请这样写
主题是接收者了解邮件的第一个窗口,我们要使用意义明确的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。
Ø         主题不宜冗长,长标题在outlook软件的处理下就会变成“…”。
Ø         标题要反映邮件的主要内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如“李小姐收”。
Ø         一封信尽量只针对一个主题,主题词过多会引起混淆,也不利于清晰地陈述。
Ø         邮件的标题不能随便用“紧急”之类的字眼。
Ø         不要使用空白主题,这样不但不利于收件人判断邮件内容,而且也是格外失礼的举动。
Ø         回复对方邮件时,应该根据回复内容需要更改标题,不能图省事直接回复,这样标题栏就会出现一串串的“RE:”,影响美观,而且不利于把握邮件的内容。
●要点2:要这样称呼与问候对方
Ø         邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,同时对收件人也是一个明确的提醒:这封邮件是面向他的。
Ø         如果清楚收件人的具体职务,我们应该按职务尊称对方,如“王经理”、“李部长”等,如果不清楚收件人的职务,则应按通常的“王先生”、“李小姐”称呼,同时请分清收件人的性别。
●要点3:正文内容还要注意这些细节
正文是整封邮件最重要,最核心的部分,在撰写邮件正文的时候,除了掌握前面技巧说到的约访信写法外,我们还需要注意以下事项。
Ø         正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,应让邮件正文只作出摘要介绍,然后单独写一个电子文档作为附件进行详细描述。
Ø         我们要用邮件表达出对人的尊重,如“请”、“谢谢”之类的语句要经常出现。
Ø         正文如果比较复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明,我们的邮件要做到每个段落简短不冗长,没有分段的长篇大论。
Ø         尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查。这不仅体现对别人的尊重,也体现了自己的职业态度。
Ø         选择便于阅度的字号和字体。中文用宋体或新宋体,英文就用Times New Roman或 Arial 字型,五号或小四号即可。
●要点4:发送附件应该这样做
Ø         如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件,如果邮件中带有多个附件时,正文中应对附件内容做出简要说明。
Ø         附件文件应按有意义的名字命名,由于有些邮箱不能使用中文文件名,给附件命名的时候最好用比较保险的英文名,以免附件无法正常发送。
Ø         附件文件的数目不宜超过4个,如果数目较多时,应打包压缩成一个文件。
Ø         如果附件是特殊格式的文件,我们应在正文中著名文件打开方式,以免影响使用。
●要点5:签名档也要做到一目了然
每封邮件在结尾都应附上签名,这样