文档介绍：、
文
件
管
理
办
法
2011年12月13日制定
版本
制修日期
制修记要
备注
01
11/12/13
新版制定
核准
审查
制(修)订
一、目的为使本公司各类相关文件资料有一标准管理,特制定本管理办法。
二、适用范围规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。
档案的种类
法规性文件,包括上级颁发、需企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章制度等。
企业的重大决议,包括由总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。
计划性文件,包括企业总体计划或规划。
总结性文件,包括企业年度和月度工作总结、下属单位的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。
批示性文件,包括企业各类计划指标、技术指标等,以及企业各类命令、工作指示、工作记录等。
凭证性文书材料,包括企业各单位上报的、在经营活动中形成的原始记录和凭证,如财产状况、能源消耗、合同书、协议书等的原始记录和文本。
证件性文书资料,包括法人营业执照、资质证书、企业和设计获得各类荣誉牌和证书、中标证书和证明等。
汇报性文书资料,包括企业上报各级主管单位的文件资料和相关统计报表,以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。
劳资人事资料,包括企业及下属各单位的人事任命、人事调整、人事管理、人才引进和培训、员工工资审核记录等相关资料。
声像制品资料,包括公司及部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学****考察时或外单位提供的,以声像形式记录下来的各种资料,如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。
题赠性资料,包括上级领导和外协友好单位或个人提供的题词、书画、工艺制品等。
技术性文件资料,包括每个项目甲方提供的原始资料(输入文件)和公司设计的所有资料(输出文件)等。
档案管理的基本程序
包括档案的收集、整理、保管、销毁、统计、保存,这是档案工作的整体,它们之间相对独立,但又相互制约。
1、档案的收集
就是把分散的,以及散失到其他部门的各类档案资料,按有关规定,有计划地分别集中到指定存档处。其收集的主要方式是归档,即把企业活动中产生的有保存价值的各种材料,由指定人定期协同档案进行整理、归档。
归档的范围:本标准所函盖的所有文件资料。
归档的时间:
凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料,均应在三日内递交办公室归档;
对于某些专门文件,或驻地分散在外的个别业务单位的文件,为方便日常工作,归档时间可根据实际情况适当延长。
归档的要求
档案员在规定的归档时间内,把整理审定完毕的档案资料,递交存档处归档;
移交档案要填写移交清单,移交清单一式二份,双方签字后各执一份;
归档的文件资料必须完整、真实、准确,请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起;
立卷时应编制好案卷目录,把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚,概括而简洁地拟写好案卷标题,把案卷内容表达出来,装订整齐、牢固,无论何金属物,填写备考表,注明保管期限。
填写案卷一律用碳素墨水钢笔或毛笔,禁止用圆珠笔或铅笔,字迹应清楚、准确。
立卷应以本单位形成的文件为主,根据文件形成的特点,保持文件间的历史联系,适当照顾文件的保存价值,使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。