文档介绍：1、某企业仓库保管员负责登记存货明细账,以便对仓库中所有存货项目的验收、发、存进行永续记录。当收到验收部门送交的存货和验收单后,根据验收单登记存货领料单。平时,各车间或其他部门如果需要领取原材料,都可以填写领料单,仓库保管员根据领料单发出原材料。公司辅助材料的用量很少,因此领取辅助材料时,没有要求使用领料单。各车间经常有辅助材料剩余(根据每天特定工作购买而未消耗掉,但其实还可再为其他工作所用的),这些材料由车间自行保管,无须通知仓库。如果仓库保管员有时间,偶尔也会对存货进行实地盘点。
根据上述描述,回答以下问题:
(1)你认为上述描述的内部控制有什么弱点?并简要说明该缺陷可能导致的错弊。
(2)针对该企业存货循环上的弱点,提出改进建议。
参考答案:
1、存货存在的弱点和可能导致的错弊:
(1)存货的保管和记账职责未分离。将可能导致存货保管人员监守自盗,并通过篡改存货
明细账来掩饰舞弊行为,存货可能被高估。
(2)仓库保管员收到存货时不填制入库通知单,而是以验收单作为记账依据。将可能导致一旦存货数量或质量上发生问题,无法明确是验收部门还是仓库保管人员的责任。
(3)领取原材料未进行审批控制。将可能导致原材料的领用失控,造成原材料的浪费或被***,以及生产成本的虚增。
(4)领用辅助材料时未使用领料单和进行审批控制,对剩余的辅助材料缺乏控制。将可能导致辅助材料的领用失控,造成辅助材料的浪费或被***,以及生产成本的虚增。
(5)未实行定期盘点制度。将可能导致存货出现帐实不符现象,且不能及时发现,及计价不准确。
2、存货循环内部控制的改进建议:
(1)建立永续盘存制,仓库保管人员设置存货台账,按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量;财务部门设置存货明细账,按存货的名称分别登记存货收、发、存的数量、单价和金额。
(2)仓库保管员在收到验收部门送交的存货和验收单后,根据入库情况填制入库通知单,并据以登记存货实物收、发、存台账。入库通知单应事先连续编号,并由交接各方签字后留存。
(3)对原材料和辅助材料等各种存货的领用实行审批控制。即各车间根据生产计划编制领料单,经授权人员批准签字,仓库保管员经检查手续齐备后,办理领用。
(4)对剩余的辅助材料实行假退库控制。
(5)实行存货的定期盘点制。
2、某公司材料采购业务内部控制制度可表述如下:
(1)首先由仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请,填写一份“请购单”,“请购单”交供销科批复。
(2)供销科根据前制定的采购计划,对请购单进行审批。如符合计划,便组织采购;否则请示公司总经理批准。
(3)决定采购的材料,由供销科填写一式两联的“订购单”,其中一联供销科留存;另一联由采购交供销单位。采购员凭“订购单”与供货单位签订供货合同。
(4)供货合同的正本留供销科并与“订购单”核对;供货合同的副本分别转交仓库和财务科,以备查。
(5)采购来的材料运抵仓库,由仓库保管员验收入库。验收时,将运抵的材料和采购合同副本,供货单位发来的“发运单”相互核对。然后填写一式三份的“验收单”,一联仓库留存,作为登记材料明细账的依据;一联转送供销科,一联转送财务科。
(6)供销科收到“验收单”后,将“验收单”和采购合同的副本、供货单位发来的发票、其他银行结算凭证相核对,看相符或不符,以确定此采