文档介绍：巧妙去除Word文档修订和批注帮助
2006年03月28日15:58 【字号大中小】【留言】【论坛】【打印】【关闭】
【IT168 实用技巧】您从同事的电子邮件中收到一个文档,它对于您要制作的文档来说可能是一个很好的起点,于是您用新名称保存了它并按你的需要进行定制。您没有在意您的同事在原始文档中留的批注,因为在您的副本中没有看见它们。现在您准备把文档传递到客户手中,但是您要送给他们的是您最后的完成文档,而不是原始文档、同事的批注和您的更新的大杂烩。
或者您使用了 Word 中的修订功能来保持跟踪您对简历所做的修改,现在您要把简历寄给可能的雇主。但是,请注意,他看到的应该是您的编辑结果,而不是您达成结果的思考过程。
在这两种情况下,当接到文档的人报告说您的文档难以阅读,到处都是删除线、下划线和编上的批注框时,您可能感到很震惊。看!这就是您在简历中的目标陈述,还有三个带删除线的不同目标—而您这一次要使用的目标却是用下划线文本显示的,您可能就得不到这份工作了。
这些文本在您发送文档的时候并不在其中。Word 怎么会找到并显示这些内容的呢?要使 Word 的表现如您所愿,应该怎么做?
理解修订功能
可能您已经在 Word 中使用修订或批注功能,却没有意识到。通常在 Word 跟踪更改时,它会用删除线格式显示删除内容,而将插入内容显示为带下划线的文本。删除内容与插入内容—以及批注(或“注释”)—都可显示在页边上的批注框中。
有各种方法可以隐藏修改或批注, 但使用修订功能所作的修改会一直打开,而所有插入的批注也一直是文档的一部分,直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)为止。
注:关闭修订功能并不会从文档删除修订标记或批注。关闭修订会使您能修改文档而不存储插入内容与删除内容,以及将其显示为带删除线、下划线或批注框。
我该如何除去修订?
要除去修订和批注,您需要接受或拒绝更改,以及删除批注。这里就是方法:
“视图”菜单上,指向“工具栏”,然后单击“审阅”。
“审阅”工具栏上,单击“显示”,然后确保下列每个项目旁边都出现对勾:
批注
墨迹注释(仅 Word 2003 有)
插入和删除
正在格式化
审阅者(指向“审阅者”,然后确保选中了“所有审阅者”。)
如果有项目旁边未出现对勾,则单击该项目以选择它。
“审阅”工具栏上,单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下一处。
“审阅”工具栏上,对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。
重复步骤 3 和 4,直至接受或拒绝文档中所有修改并删除所有批注。
注:如果您知道要接受所有更改,则单击“接受修订”旁边的箭头,然后单击“接受对文档所做的所有修订”。如果您知道要拒绝所有更改,则单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头,然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。要除去所有批注,您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头,然后单击“删除文档中的所有批注”。
这些修订和批注怎么会在那里的?
您可能以为已经除去了批注或修订,或者您可能从别人那里收到文档却没有意识到它包含批注或修订。Word 怎么会在您不知道的情况下存储了这些项目呢?
您或发送文档的人