文档介绍：2006年太阳能行业发展趋势论坛
暨***太阳能山东市场招商会
执行文本
2006年1月22日
一、相关议程
一、主办单位:
江苏***太阳能有限公司
二、会议时间:
2006年2月18~19日
三、会议地点:
济南泉城大酒店宾馆会议室
会议规模设定:100~150人左右的会议多功能厅,面积100-200平方米,最好配备有贵宾小会议室,相关设施齐备;
四、会议形式:
讲演、多媒体演示、天骄揭幕、参观样机、洽谈
五、参会人员:
参展中有实力的意向经销商以及通过报纸、走访确定有意向的重点邀请客户
行业、企业领导
本企业优秀经销商代表1~2名
部分新闻媒介机构
六、参会标准:
对招商会后仍有意向的客户提供餐饮费,对邀请的嘉宾和重点客户提供住宿和餐饮;
七、相关事宜:
报到时间:2006年2月17日(邀请的嘉宾和客户)
报到地点:济南泉城大酒店(暂定)
报到时统一核发会议议程资料及相关证件
参会人员必须凭会务组核发的代表证参会
二、筹备分工草案
一、会前筹备工作
1、会务组设置和分工职责
会议总指挥: 组长: 副组长:
组员:
、会议组(负责人: 成员: )
1负责联系会议地点、参会客商餐饮、住宿及会议室等相关事宜
、住宿、车辆、交通
、签字及结算
、登记、餐饮、住宿、会议资料发放
、会场的规划、设计、布置、接线、音响、摄影、摄像物品的安全
、突发性事件
、业务组(负责人:山东大区经理成员:相应区域业务人员、工程部及技术部2人)
、质量的控制及相关资料的整理落实
、讲解,意向客户的邀请、引导
、次序的控制、宣传品的发放
、布展组(负责人:*** 成员:***、区域业务人员、工程及技术2人、)
、样机的确定、申请、运输、安装、摆放、以及撤展,对物品
的数量、安全负责
、设计、布置
,促销活动的设计策划及进度控制
、纪念品的发放、登记
、艺术团活动的策划、安排、表演以及活动现场效果控制和安全
、新闻宣传组(负责人:*** 成员:***、)
负责招商会现场媒体记者的邀请、接待、公关和新闻通稿撰写、发放
、信息的整理撰写和媒体发布
、撰写、审核
2、项目进度控制表:
2月17日
工作内容
小组
负责人
1、会场布置。(背景板、条幅、音响设备、音乐光盘、广告光盘、桌牌、大厅签到桌、签到本、会场指示牌、桌椅摆放、主席台鲜花、贵宾胸花、茶水等)
会议组
2、影像设备。包括录像人员、设备、摄影人员、设备等。
3、接待事项。包括人员接车、接机,住宿餐饮安排、机动车辆。
4、业务洽谈。(经销合同、经销商政策、各种产品介绍)
2月16日前
1、所有小组物料、产品制作到位并运抵现场
会议组
2、会议人员到位
3、现场施工人员到位
4、招商信息落实。(确定经销商名单、经销商详细信息表)
业务组
5、确定最终发言稿。
新闻组
2月10日前
1、所有物料设计、样机准备完毕(招商会邀请函、论坛邀请函)
各小组
2、各小组详细执行计划表、人员分工表
各小组
3、展览会设计方案、现场活动方案、报广设计、招商会会议日程
三、会前项目综合筹备工作
具体工作事项
完成时间
责任人
一、人员的确认
1
酒店餐饮、住宿负责人的联系、确定
2月3日
2
公司领导的联系、确定
2月3日
3
摄影师的联系、确定
2月3日
4
媒体、记者事项的确定
2月3日
5
行业领导、技术专家的联系、确定
2月5日
6
优秀经销商代表的邀请和确定
山东大区经理\河北大区经理
7
前期重点有意向客户的邀请(河北、山东、和河南北部)
山东大区经理\河北大区经理
工作内容
1