文档介绍：用Word快速批量打印信封
如果你在做这样的工作:为每个客户打印信封、为每个员工打印工资条、为每个学生打印证书、向每个参加会议的人发送电子邮件……就会被庞大的数据量导致的巨额加班工作彻底吓倒:客户的数量可能是几百个甚至上千个,每个人的地址都不一样;员工的数量也不少,每个人的工资都不一样;学生的证书包含的姓名、考试科目等都不一样;参加会议的人到会时间和住宿安排各不相同……尽管公司的数据库或Excel表中已经有了现成的数据,可是,要基于这些数据制作各式各样的文档、邮件或报告,用复制/粘贴的老办法吗?没有人会傻到这种程度,准备熬几个通宵来做这样的重复工作。
当你遇到繁琐的重复工作时,Office一定有好的解决办法。
解决上述各种问题的锦囊妙计就是“邮件合并”,它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。
批量制作信封
如果要向每个客户发信,就需要为每个客户打印信封。要是用手抄信封的土办法,不仅容易出错,还会效率低下,极度疲劳。
用邮件合并就简单多了:首先需要在Word中制作出一个信封文档,这个文档称作“主文档”。然后将它与存放客户数据的Excel表或数据库建立连接关系,存放数据的文件称作“数据源”。最后将主文档和数据源合并,就能成批制作出所需的信封了,而且每个信封上的收信人地址等内容是不一样的。
设计信封
利用向导可以轻松地设计信封。从菜单选择【工具】|【信函与邮件】|【中文信封向导】命令,显示信封制作向导,如图1所示。
图1 信封制作向导
单击【下一步】按钮,选择标准信封样式,如图2所示。在“信封样式”中,可从下拉列表中选择与您手边的信封尺寸规格相同的信封。
图2 选择标准信封样式
单击【下一步】按钮,选择生成信封的方式,如图3所示。由于目前只需制作一个信封作为邮件合并的主文档,因此选择“生成单个信封”即可。还可以选中“打印邮政编码边框”选项。
图3 怎样生成信封
单击【下一步】按钮,输入收件人的姓名、地址和邮编,如图4所示。由于此信封是主文档,供将来批量生成的信封做模板,因此无需填写姓名和地址等信息,按图示填写提示文字即可。
图4 输入收件人的姓名、地址和邮编
单击【下一步】按钮,输入寄信人的姓名、地址和邮编,如图5所示。将来批量生成的每个信封上都需要填写同样的寄信人信息,按图示填写正确的寄信人信息即可。
图5 输入寄信人的姓名、地址和邮编
单击【下一步】按钮,完成信封的制作,如图6所示。
图6 完成信封的制作
单击【完成】按钮,即可得到制作好的信封,如图7所示。
图7 制作好的信封
这个信封文档就是邮件合并功能中需要使用的主文档。主文档中要预先设计好文档的格式和页面设置,并预先填好将来在批量生成的每个文档中出现的内容相同的文字(例如:发件人的地址、姓名和邮编)。在批量生成的每个文档中内容不同的部分可以输入提示性文字(例如:城市、地址等)。
按照上述原则,只需在“姓名职务”后添加一个“收”字,以便让它出现在之后生成的每个文档中。其他文字都已经在向导中添加完毕。
用“邮件合并向导”批量生成文档
在进行邮件合并之前,可以先浏览一下数据文件。数据文件一般可以是Excel表格、Access数据库或Word表格,甚至还可以来自SQL Server或Oracle数据库。本例以Excel文件作为数据源,如图8所示。
图8