文档介绍：XXX有限公司
协同办公自动化(OA)系统管理办法
目的
为加强XXX有限公司办公自动化系统(以下简称OA系统)管理,实现公文无纸化传输、提高办公效率和降低管理成本,结合集团实际情况,特制定本办法。
适用范围
本办法适用于XXX有限公司及所属分公司协同办公。
运行范围包括协同办公、文档管理、公告、通知、日程计划安排、BBS论坛、领导会签及审批等日常办公。
管理部门及职责
公司企管部负责系统的维护和管理,对系统实行统一部署,分级管理。其主要职责:
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、负责根据公司组织架构和人员调整,办理OA系统使用单位及人员的注册、名称、功能变更、撤销、注销等手续;
、负责根据管理需要开放权限,各类行政办公及业务环节电子流程单模板制作;
、征询各使用单位的意见和建议,协调解决各使用单位在使用过程中出现的系统性问题;
、培训各使用单位系统管理人员和使用人员;
做好其他相关工作。
人事及财务类公告、通知由所在单位人力资源部负责发布;集团组织架构调整,各类管控体系文件及权限管理,对使用权限和电子流程的审核,以及对论坛违规行为及违反此制度要求的考核工作。
企划部负责新闻板块的管理工作。
行政办公室负责集团行政公告、通知、日常会议安排等管理工作。
系统主要模块及功能管理
账号及个人信息管理
、各单位/部门需要通过OA协同办公的人员方可申请账号使用,按所在单位填写《信息部OA申请单》(“我的模板—信息技术部表单”),详细填写申请OA理由,经所在部门领导、人力资源部(提供档案号)、信息技术部审核,信息技术部分管领导审批后,由信息技术部分配账号和密码;
2、员工在第一次登录OA后应对自己的密码进行修改(严禁使用111111,123456,654321等类似密码),限本人使用,不得转借他人使用,应对其所有使用及管理负全责。若密码丢失,需通过OA流程,经部门领导审批后,由信息技术部予以恢复初始密码;同时,因密码管理不善或他人使用造成的一切后果由其本人负责,造成公司重大损失公司保留追究法律责任的权利;
3、员工在使用OA系统后,须对自己的个人信息进行添加,如办公电话,个人联系方式、邮箱(须是公司邮箱,填写《信息部邮箱申请单》申请)等,以便同事之间联系时查找方便;
4、员工在办理调岗、离职手续审核时或某些特殊情况不再使用协同办公时,在办理相关手续时,各部门负责人应审核该员工OA内的重要信息、文件、资料是否交接、保存完善,信息技术部应根据其部门负责人审核情况对账号进行调整或注销,不接受电话申请。
(二)系统文件发布及发帖管理
1、集团内部各类公告、通知、有关工作情况通报,以及其他只在系统内部需要贯彻的、决策性的、告知性的、事务性的文件等,只通过OA系统进行发布,不再发送纸质文件;电子文件与相同内容的纸质文件,具有同等效力,可作为公司内部贯彻执行工作和办理的依据。若需在部门内张贴或存档保存,由各部门负责人安排人员自行打印张贴或存档;
2、集团各类请示、报告或管控体系文件通过电子会签审批完成后,由各业务归口管理部门进行统计发布和管理。人事、财务类公告或通知、各类管控体系文件由人力资源部负责发布和管理;行政类由行政办公室负责发布和管理;新闻类由企划部负责发布和管理;