文档介绍：莱州市金田机械有限公司作业文件
文件编号:JT/C--005 版号:A/0
电子文件管理办法
批准: 王春
审核: 尹宝永
编制: 王冰
受控状态: 分发号:
2006年11月15日发布 2006年11月15日实施
电子文件管理办法 JT/C--005
1目的
对电子文件的形成、积累、鉴定、归档及电子档案的保管实行全过程管理。
2 适用范围
适应于公司电子文件的管理。
3 职责
技术科负责技术类电子文件管理;
品管办负责管理类电子文件的管理。
各部门负责电子文件的积累、保管和整理工作,按其归属由技术科或品管办进行指导与监督。
电子文件,包括计算机局域网内共享文件、各科室微机内电子报表、电子台帐等电子文件的管理,应指定专人负责,对涉及企业技术机密的电子文件应设置密码,以保持公司的商业机密、技术机密不流失;
,品管办要定期对各部门对所使用的电子文件情况进行检查,防止电子文件非正常修改;
“只读”状态,并设置密码,确保文件的安全性;
、程序文件、作业文件(不含质量记录),以文字版本批准发布的为准。电子状态质量手册、程序文件、作业文件(不含质量记录)不作为执行的依据;
,及时纠正违规操作,防止电子文件的非预期损坏和计算机系统的非正常停机。
5. 电子文件的收集与积累
收集范围:
1)电子类产品图纸档案;
2)电子类管理文件,包括质量管理体系认证资料、公司管理制度;
3)顾客提供的电子类的技术要求。
收集积累要求
JT/C--005
记录了重要文件的主要修改过程,有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时,如果保管部门已开始进行向计算机全文处理的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
保存与纸质等文件内容相同的电子文件时,要与纸质等文件之间,相互建立准确、可靠的标识关系。
,保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份,存储于能够脱机保存的载体上,并对有档案价值的电子文件制作纸质保留。
用文字处理技术形成的电子文件,收集时应注明文件存储格式和属性。
用扫描仪等设备获得的图象电子文件,如果采用非标准压缩算法,则
应将相关软件一并收集。
用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件,收集时应注意其对设备的依赖性,以及易修改性等问题,不可遗漏相关软件和各种数据。
用视频设备获得的动态图象文件,收集时应注意收集其压缩算法和软件。
通用软件产生的电子文件,收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件,收集时必须连同专用软件一并收集。
收集、积累方法
及时按照要求制作电子文件备份。
每份电子文件均需在《电子文件登记表》中登记。
电子文件性质代码: A—文本文件;B一图象文件;C—图形文件; D—数据