文档介绍：采购部管理规范
第一节采购部概述
采购部是负责酒店物资采购工作的职能部门,采购部根据酒店各部门工作需要,及时、安全、经济、合理地采购各类物资,确保酒店经营活动的正常进行。
采购部的采购工作,必须严格执行酒店的采购制度和各项财务制度,严格按照采购程序办理,确保所采购物品的数量齐全、质量可靠、价格合理,严格控制采购成本。
第二节采购部组织结构图
编制:5人
主管:1人
食品采购员:1人
物品采购员:1人
工程采购员:1人
验收员(物料控管,部门资产管理员):1人
第三节岗位职责与素质要求
一、办公室
职务:采购部主管
报告上级:分管领导
督导下级:采购员、验收员
岗位职责
主持采购部的全面工作,确保各项采购任务的顺利完成;
审批所有的采购单和支出凭证等单据,确保各项采购价格合理,质量可靠,对酒店的各种物资采购质量负有领导责任;
参与审核酒店年度采购计划,进行大宗商品订货的业务洽谈,检查合同的执行和落实情况;
负责建立并落实管辖业务口的各项工作程序和规章制度;
负责部门预算的编制工作,并在预算内尽量做到开源节流;
熟悉并掌握酒店所需各类物资的名称、规格、用途和价格;
负责督导部门人员在采购工作中严格遵守国家的有关法律法规和酒店的各项规章制度;
组织好部门培训,不断提高部属人员的业务技能;
9、协调采购部与其它部门之间的关系,确保各项工作的顺利开展;
10、完成上级领导交办的其它各项工作。
职务:食品验收员
报告上级:采购部主管
岗位职责
1、做好原材料的验收工作,严把质量关和价格关,严禁不符合要求的原材料进入酒店;
2、认真填写验收单,隔天上报财务部门;
3、管理采购部周转备用金,为采购员报销手续齐全的帐单;
4、与采购员协调,做好食品原料的考察工作;
5、负责采购部内部资产的管理和监督规范使用;
6、负责部门各种合同的分类、保管工作,严格遵守保密制度,不得私自外泄任何合同条款;
7、负责收集、整理、收发部门各类单据、凭证等,确保单据完整,走单及时;
8、负责与财务联系,进行付款凭证的管理和相关票据的领用登记工作,并及时报销相关票据;
9、负责与综合部联系,进行部门的考勤上报工作;
10、每月月末进行食品成本分析,对于超支过大的地方,及时提出整改意见,并汇上级领导;
11、完成上级主管交办的其它工作。
二、采购
职务:物品采购员
报告上级:采购部主管
岗位职责
负责清洁剂、印刷品、棉织品、洗涤用品、玻璃器皿、瓷器、家具和其它服务用品的采购;
根据采购申请单采购各部门所需物品,并坚持“货比三家”的原则,保证物品质优价廉;
进行市场考察,掌握市场供货情况,及时向上级主管提供最新的市场行情;
协助做好采购物资的验收入库工作,确保所采购的物资符合申购要求,对不合格产品,负责办理退货、补货或调货;
与各部门、供应商之间保持良好的沟通合作,及时收集反馈信息,确保物资采购
渠道畅通进行;
6、根据酒店财务的相关制度,及时将业务口相关供应商的相关付款凭证上报财务部门;
7、参加部门培训,遵守国家有关的法律法规和酒店的各项规章制度;
8、完成上级分配的其它工作。
职务:食品采购员
报告上级:采购部主管
岗位职责
负责餐饮部所需蔬菜、肉类、蛋