文档介绍：办公室管理制度
殷昭春
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办公室管理制度
(一)办公用品购置、保管、发放制度
办公用品的购置
1、办公室所有办公物品的采购工作,统一在办公室主任的监督指导下进行。
2、严格采购审批制度。随用随买的个别零散性采购,一次性支出在100元以下的,由办公室主任审批;一次性支出在100元以上的由分管领导审批;数额较大的及办公设备物品由总经理批准同意方可购置。
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3、采购办公用品时,既要保证日常所需,又要注意勤俭节约,坚持先急后缓、有计划、有针对性地采购。凡各单位没有上提办公用品计划单的,禁止采购。
4、办公用品采购规定。各科室提出所需办公用品计划单,送办公室汇总并拟出清单,提交办公室负责人审阅,报经分管领导同意后,总经理批准,由办公室统一购买。所有工区、车间、部室未经办公室分管领导同意,私自采购的,财务部一律不予报销,其费用自理。
5、办公用品的购买报销单,必须由经办人签字、办公室分管领导签字、财务部审核、总经理审批签字方可报销。
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办公用品的管理与保管
1、办公室应做好办公用品购置和发放台帐及有关日常办公室内部消耗记录。办公室保管员对所管物资,要每月盘点一次,发现问题及时妥善处理。杜绝有帐无物或有物无帐现象。
2、保管员管理的物资要分类堆放,贵重物品要妥善保存,做好防火、防盗、防损、防潮、防腐工作。
3、各工区、车间、部室所固定和使用的办公物品及办公设备,统一由公司办公室管理,每月进行检点考核一次。对非人为造成的损坏要及时进行修理,对不到使用年限造成的人为损坏,由各单位负责人承担责任,并按损坏物品(设备)程度予以每次50---500元罚款,对人为损坏无再修复利用价值的由责任人全部赔偿。
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4、对于各部门使用情况,办公室办公用品管理人员应做好月、季及年度统计,填写“办公用品使用统计表,每年要对各单位办公用品和办公设备用品进行盘点一次,如发现缺少的办公用品和固定办公设施,由本单位承担原价赔偿。
5、新进员工到职时管理员应及时提供必需的办公用品;员工离职时,管理员应将剩余的办公用品收回,并及时办理入库登记。
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办公用品的领用发放
1、办公用品的发放,实行领用登记制。填写“办公用品发放登记表”对于使用情况不合理的管理员有权拒绝领用。
2、原则上办公用品的领发每季度一次,低值易耗品(笔墨纸张)每月由办公室根据标准发放,特殊情况如需多领发的,必须说明理由经办公室分管领导签字方可领取
3、每月一号为办公用品领取日,生产单位由负责人和统计文书领取、后勤各部室由主要负责人领取。否则,到期不领和非领取人员到办公室领取,一概不予发放。(办公室禁止无不定期的零发)。
4、各工区、车间、部室要树立勤俭节约的思想,根据实际需要领用办公用品,对耐用品要妥善保存和使用,避免丢失和过早损坏。不可将领取的办公用品挪作他用。
5、各部室新来人员和需要另再配备的办公用品和办公设施,根据岗位需求由办公室申请总经理批准。凡未经批准私自购置和发放的由经手人负责。
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(二)车辆行驶管理规定
为加强企业财产保管,规范有关人员用车行为,提高车辆使用效率,特制定本规定:
一、车辆的管理
1、本公司的办公及通勤用车有办公室统一管理;
2、车辆由专职驾驶员驾驶,未经批准不能交由他人驾驶,一经发现罚驾驶员100---200元;
3、车辆的有关证件及保险资料统一由办公室保管,按车建立资料及其档案;
4、车辆加油一律按充值卡进行刷卡,杜绝驾驶员现金或其他货币、非货币形式的支付,每月按办公室开据的派车单核算里程表,由财务部统一支付结算,否则不予报销。
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二、车辆使用
1、驾驶员必须具有驾照;
2、公务车不得借以他人使用;
3、各部门需要使用车辆时,应事先填写“派车单”,经分管领导签字审批调派,否则擅自出车应予罚款200元;
4、车辆为安全救护车、业务专用车,不得运载任何与业务无关的职员或物品;
5、车辆行前特别注意安全检查,车辆行使中应遵守交通规则;驾驶员不得擅自将公务车开回家或私用,未经允许违者每次罚款100元;
6、车辆应停在指定位置,停车场或适当位置。
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三、车辆保养
1、驾驶员应爱护车辆,保证机件、外观良好,遇雨雾天气过后将车清洁干净;
2、车辆应由公司制定特约维修点进行保养维修,其费用由财务部统一支付结算,否则不予报销。
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四、驾驶员的报酬
1、暂定每月1200元;
2、无论近或远途暂定每月出差和补助费300元。
五、消耗油料计核
1、商用普通小客车按百公里消耗汽油13公升计程;
2、本田小轿车按百公里消耗汽油13公升计程;
3、凡不按规定超出消耗汽油的由驾驶员自负。
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