文档介绍：建设工程施工阶段监理资料管理制度
(2015年8月1日试行)
第一条为加强建设工程施工阶段监理资料日常管理,统一建设工程施工阶段监理资料移交归档整理工作标准,根据国家《建设工程监理规范》、《建设工程文件归档整理规范》、湖州市城建档案馆监理档案规定及公司体系文件要求制订本制度。
第二条本制度所称的公司监理资料,是指公司在质量管理体系运行和工程监理活动中直接形成的文字、图表、声像等各种载体的文件材料。
第三条项目监理机构应根据各类监理人员岗位职责和《建设工程监理工作标准》QB2014的要求,对工程监理实施过程中产生的质量记录按照公司体系文件(质量记录控制程序)规定认真编制并收集整理,并按以下程序做好监理资料的移交工作。
(一)现场监理人员负责监理资料(附录A、附录B)的日常管理工作(收集、收发、借阅);若在监理过程中发生现场监理资料员更换或调离情况,当事人双方应及时做好相应资料的交接工作。
(二)专业监理工程师负责监理资料整理、编卷(每卷须编制卷内目录)。
(三)总监理工程师根据《建设工程监理规范》(GB/T50319—2013、体系文件和本制度要求对资料的完整性、准确性进行检查,合格后负责将监理资料(附录A)在工程竣工验收前整理后装档案盒移交建设单位,填写《监理资料原件移交业主清单》(附录A-1),并由双方签字、盖章。
(四)对于监理资料(附录B),由总监理工程师在工程竣工验收合格后的15日内向公司档案室资料员移交,监理人员对移交资料仔细核查,并填写《监理部资料移交核查记录》(附录B-1),对缺项补充或合格归档作出说明。总监理工程师组织人员在一周内对缺项资料进行补充完善,经资料员再次验证合格后,共同签认《监理资料移交核查记录》。
第四条监理部移交的建设工程监理资料归档内容及组卷顺序详见附录A、附录B。
监理资料整理、归档及组卷要求:
及时收集、整理,以防监理资料散失,移交的档案资料要求完整、
准确、系统。
资料的形成应与工程建设同步,确实反映实际情况,杜绝事后补
做的现象。
资料、文件要求字迹(蓝黑墨水或碳素墨水书写)清楚、无涂改现
象,签字、签章手续完备准确,并且为原件(如无法提供原件的,对抄件和复印件应注明原件存放何处,经办人签名、日期、单位盖章)。
(四)在监理服务过程中提交给建设单位的监理资料可以为原件或复印件,但在竣工验收前移交给建设单位的监理资料(附录A)必须为原件。
(五)组卷以“单体工程”按本制度第四条归档内容顺序进行组卷,要求
归档内容所涉及各类中每一小项均建立牛皮纸封面即为一件文件,将若干件文件按归档顺序排列组成一卷或若干卷有机联系的集合体,具体可按如下要求:
1、如果文件材料不多,可按附表要求的排列顺序组成一卷。
2、如果文件材料较多,文件材料可按附表要求的顺序组成若干卷,但应
保持文件的有机联系,即同一类中部分小项的监理资料不允许与其他类监理资料组为同一卷。
3、卷内文件材料中各种文字材料排列印本在前,定稿在后;审批文件在
前,申请文件在后。在上述前提下,按时间先后排列为宜。
4、案卷不宜过厚,一般提倡组薄卷,约定15mm—40 mm为宜。
(六)牛皮纸封面、《卷内目录》、《卷内备考表》、《监理资料移交核查记
录》编制规定:
1、编制牛皮纸封面:封面中“编号”应标明大类及小项号(如1—01即表示“合同”类中“工程建设监理合同”小项);文字“浙江东南……..监理档案”
与“建设项目: ”之间空白处填写编号对应的小项名称(以上题为例应写上“工程建设监理合同”);“建设项目”、“单位工程名称”、“总监理工程师”、“现场监理工程师”等内容应如实填写;“年月日”暂空。封面应用蓝黑墨水或碳素墨水书写,整洁平整,无破损现象。
2、编制卷内目录:只需填写《卷内目录》中文件题名一栏。要求每件文
件按归档顺序填写,文件题名即为归档内容中小项名称。
(七)其他说明:
1、文字材料在移交前做好以下工作:1)对材料中某些超过A4纸张规格
的进行裁剪或折叠;2)对材料中摆放颠倒的(如上下颠倒或左右颠倒)纸张要放正,对纸张窝边、折角部分应摊放平整;3)对一些如合格证之类的小型纸张应粘贴在A4纸上;4)必须每页资料向右靠齐存放,整理完毕后交公司资料室装订,采用用线绳三孔左侧法装订成卷。
监理资料的收发借阅必须做好借阅登记工作,注意监理资料的
保护工作,一般在使用后10天内归还。
本办法从2015年08月01日起实行,原《建设工程施工阶段监
理资料管理制度》同时废止。
附录A: 依据《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2014)、《建设工程监理合同》等规定,下列清单内容由项目总监理工程师在竣工验收前向建设单位移交。
序号
类别(内容)