文档介绍：材料采购内部控制案例分析
R公司为一家劳动密集型的大型服装设计、加工及销售企业,加工服装所需的原料,包括布料、纽扣及装饰品等,主要来自国内外近百家纺织厂和其他相关厂家。该企业的材料采购程序如下:
(1)加工车间主管白杨根据加工需要填制一式三联的订购单,直接向供货方订购原料,第一联交供货方,第二联车间留存,第三联送交验收部门。
(2)收到材料后,直接由验收部点验,在确认质量合格、数量正确,并与买方发票核对无误后,由验收部主管杨柳在订购单上签字,然后将已签字的订购单连同发票送交财务部门。
(3)财务部门指定财务人员黄丹负责登记原材料采购业务。黄丹根据验收部门送交的订购单和买方发票,分别登记材料明细帐和应付账款明细帐,并据以填制付款凭单,交现金出纳员付款。
(4)材料经验收合格后,由验收部门通知加工车间主管白杨,将材料转运到加工车间的材料存放点,车间材料管理员李明清点后在库存材料账上登记所收的材料的数量,并根据各加工人员的需要直接发出材料。
要求:分析R公司材料采购制度中存在的缺陷,指出这些缺陷可能导致的错报,并提出针对性的改进建议。
存货采购循环控制
计划
付款
验收
应付账款处理
会计记录
采购
材料采购内部控制案例分析解答
(1)加工车间主管白杨填制订购单后,未经任何部门或人员的批准即直接向供货方发出订购单,违反了授权审批原则,容易导致材料采购失控,同时还违反了职责分工原则,使材料采购业务完全取决于白杨,容易产生高价采购、暗中回扣的舞弊发生。
建议:由白杨根据加工需要填制请购单并送采购部门,采购部门根据请购单填制连续编号的订购单送生产主管人员(如生产厂长)审批,采购部门将审批同意的订购单寄送供货方。
(2)验收部门没有专门的、连续编号的验收单,而是通过订购单反映验收情况,使得验收中发现的数量、质量等问题无法恰当反映;验收部门的业务无有效监督,如果其有意掩饰材料的超量或短缺情况,企业将无法得知。
建议:验收部门