文档介绍：中电投工程公司福溪项目
工程资料管理规定
二00九年十月
前言
为加强四川福溪电厂2×600MW级燃煤机组新建工程竣工档案的管理,实现竣工文件从产生、运行、到归档全过程的标准化、规范化,特制定颁布此规定,请各参建单位严格按要求认真执行。
一、统一使用PAP软件
四川福溪电厂2×600MW级燃煤机组新建工程资料管理,统一使用 PAP管理软件,工程文件要求在PAP软件文档模块上生成;上报表格采用PAP软件表格库的表格;(行业或国家标准要求的表格除外)竣工档案移交统一在PAP软件上立卷归档。
1、PAP软件使用的具体要求
(1)工程文件通过PAP生成后,打出纸质的文件进行审批程序,纸质文档本着谁生成谁挂接的原则,将闭环合格的文档资料在24小时内进行扫描、挂接、归档。
(2)扫描件采用PDF格式,在可以看清的前提下,单页文档扫描件大小不得超过150KB,多页文档不得超过8M。扫描仪分辨率不得超过200dpi,对于超标扫描件,应用 Adobe Acrobat Professional 软件进行压缩,所挂载的扫描件或附件应与其他版本能够兼容,并可打开后做另存。
(3)扫描件、附件要求在指定处挂接。方案、措施可直接挂电子文档,签字页挂扫描件;原材报审部分厂家的合格证,检验报告,厂家资质等也是扫描件但要挂接在附件处。
(4)生成的文件除PAP系统编号外,要求填写原文编号(产生文件单位的编号)。
(5)主题词的填写要求;主题词可以是关键词、专业词、文种类型,一般不超过 5个词,词与词之间用一个空格隔开,最后一个词必须为文档的文种类型。
二、工程文件的质量要求
工程文件的质量体现在:完整性、准确性、价值性、有效性;
具体要求规定:
(1)工程文件实行闭环管理
A、文件形式上的闭环:是要求表格的空白栏必须用划斜线标识,没有填满内容的地方加盖“以下空白”印章;
B、文件内容的闭环:是指整改通知单必须有整改回复单,需回复的工程联系单要有相关单位回复单,设备缺陷通知单要有设备缺陷处理报验单;对设计变更和设计院同意并签署意见的设计变更联络单执行反馈单等。杜绝对施工方提出的联系单形式上的闭环,其内容的含糊推诿。施工单位发现此类文件有权退回责任单位。要求一份通知单对应一份回复单,并标明需回复单的原文编码。注:PAP编码只要求写出表号代码和流水号,如:1517-002 1588-024
(2)、归档文件应为原件,正本;
热敏纸、传真件不能做为原件归档,因故无原件的,可将具有凭证作用的复印件归档,但必须注明原件的出处,并在复印件上加盖原件单位的公章。如材料材质量证明、试验报告是复印件时,要求在清晰的复印件上加盖经销商单位的公章、经办人签字;如果复印件不清晰就必须做抄件,将出厂的厂家名称、公章、经办人、产品名称、规格、数量、原件编号、制造出厂的时间、规定指标、性能等主要项目内容毫无遗漏地抄写清楚,加盖经销单位公章,经办人签名。
(3)、工程文件要求字迹清楚,图样清晰,图表整洁,审批手续完备;
签名:要求签全名、真名,字迹工整、清晰,不能用盖章或打字代替签名,并要求是有相关资质的人签名。
文件不能涂改
文件不能缺张少页,并要求编写页码,有附件时主文件中要注明附件的份数、页数。