文档介绍：医院学术会议策划方案
医院学术会议策划方案【会议准备】一、会议地点:要求:三星及以上酒店,酒店形象高端大气,交通便利,停车方便,会议室可容纳人数不低于400人,并且有贵宾休息室、宴会厅、住宿客房等价格合理的配套服务设施。二、会议时间:要求:提前2个月确定会议地点,确定会议地点后,确定会议时间。(初步定于12月底)三、会议日程:初步设定会议全程为2天(1个下午、1个全天、1个上午),第一天下午15:00—20:00是会议报道、安排住宿;第二天全天为学术会时间,晚上进行欢迎晚宴;第三天上午为学术会总结及闭幕式。四、材料准备:1、材料的内容:重要文件、发言课件、参阅文件*、领导讲话稿、致辞稿、主持人词、会议日程、医院资料、参会证、工作证等。2、材料准备:学术会前最少1个月开始收集、制作;并于会议前3天进行文件袋分装以便提供给参会人员,分装资料和物品包括:(重要文件、发言课件、参阅文件*、会议日程、医院资料、参会证、笔记本、笔)五、专家及参会领导安排:1、专家和参会领导:最少提前40天确定参会专家2、迎接:专人负责迎接工作3、住宿*:提前安排好住宿或临时休息场所4、报告或讲话顺序:5、活动安排(非报告期间)6、小型会交流安排*:VIP小型交流会安排7、就餐安排8、支付讲课费、交通费六、参会代表安排:1、人员名单确定:提前45天确认参会人员名单2、会议邀请:2次邀请程序,第一次提前1个月做口头或通知单的方式邀请;第二次在会议前7-12天正式寄/送邀请函3、邀请函:设计、制作、打印、寄送4、报道:报到程序提示牌、提交相关材料、领取资料、餐卷、活动及相关物品、填写通讯录等。5、纪念品的准备和发放6、来宾接待:专门队伍负责7、交通安排七、活动现场安排1、音箱灯光投影设备:会前1-2天提前全面测试,并做好临时停电紧急预案。2、会议纪律要求3、现场秩序维持及应急人员4、现场调配:全场导演及专人负责各环节、各岗位的协调调配工作八、礼品发放与非报告环节安排1、礼品搬运与存放2、礼品发放专人负责3、报告间隙瓜果零食*和饮用水的准备与发放4、就餐的安排与引导九、媒体跟进1、合作媒体的确认与联系2、会议现场当天采访稿和采访人的确定和准备3、媒体相关费用支付十、安全问题1、食品卫生责任落实(宾馆方面)2、热水供应(宾馆方面)3、住宿安保(宾馆方面)4、参会人员超员或不足的房间供应保障(宾馆方面)5、宾馆配合悬挂条幅、LED屏播放等宣传工作6、专家及重要领导的特殊要求(小型交流、休息条件等)【会务组成员及分工】会务组成员主要包括:董事长及院领导班子所有成员、企划部、院办、市场部、财务科、各科主任、总务后勤科各部门或人员主要分工:1、董事长及业务院长:确定会议邀请领导(重要)、确定会议邀请专家(重要)、陪同参会领导(重要)、确定年会主要准备工作(次要)2、各业务副院长及其他院领导班子成员:协助董事长及业务院长邀请专家(重要)、陪同参会专家(重要)、确定年会主要准备工作(按分工确定不同工作)3、企划部:①主任:协助院领导确定会议地点、与会议所在酒店进行各项工作接洽对接、负责跟进会议前后各项工作进程、与会议相关各部门科室之间沟通协调、媒体对接与接待陪同。②设计:准备、搜集医院各项素材、设计与会相关所有宣传品和影音图片材料