文档介绍：采购管理规定
一、招投标阶段
1、核算部按招标文件要求整理出材料清单,招标文件有指定品牌的,备注说明。
2、核算部将投标材料清单发采购部及督察组,由采购部按照清单中提供的材料品牌进行询价。
3、采购部应认真核对清单中的每一个子目,做到心中有数,不多报,不少报。在规定时间内向核算部提供材料清单的品牌名称及价格,向核算部对价格进行交底。
4、督察组对材料品牌及价格进行审核,如有需要的,经董事长同意,进行调整。
5、核算部按最终确定的品牌及价格进行投标。
二、项目开工前工作
1、新项目开工前,采购部给项目部开出《材料及设备采购周期清单》(见附件1),项目部如需清单内材料,按采购周期申请,未提供此清单的,采购时间均为一周。
2、工程开工前,安装部召集采购部、核算部、督察组、仓库相关人员,详细审核图纸,进行材料成本分析,对整个项目采购情况做到心中有数。
3、在施工过程中,按成本分析会议定下内容进行实施,并做好沟通工作。
三、现场材料申报
1、安装项目负责人根据安装施工计划、进度、图纸、实际情况及《材料及设备采购周期清单》,提前二周编制《材料及设备周计划清单》(见附件2)。
2、现场库管扣除现场存量后,填写《工程材料申报清单》(见附件3),安装项目负责人审核后交公司总仓库。
3、总仓库接单后,对《材料申报清单》中材料申购量与已用量汇总,并与核算清单量对比(注:此清单由核算部提供,在接到中标通知书后两个月内给出),审核后扣除仓库库存量,交采购办理。
4、《材料申报清单》一般于每周三、周五上午11:30前发出,原则上一周只发二次。(施工过程中图纸不合理及业主、设计产生的变更除外)。
5、每月10日前,仓库对上月材料申报违规情况进行统计,交督察组,作为对项目经理考核的依据。
6、为了避免错误,仓库原则上只接受邮件形式的材料申报,不接受传真或纸质申请。
四、超量采购
1、申报量与已用量之和超出核算清单量,仓库通知现场项目部退回该申购单,退回可以是整张清单也可以是清单某一项。
2、安装项目部负责人对退回清单进行重新核准。
3、如核准后数量仍超清单量,安装部项目负责人与核算部沟通,由其派人现场测量,确认实际用量,给出最终书面结果,复核人和项目部负责人签字确认。
4、安装部将复核后的单据作为附件,填写《超量采购申请单》(见附件4)向采购部申请采购,并说明原因。5000元以下的,由安装部经理和核算部、采购部经理、仓库签字后,方可进行采购。5000元以上的,除上述流程外,需董事长审核,批准后方可进行采购。
5、《超量采购申请单》原件由仓库留底,作为跟踪变更或项目考核的依据,按项目存档。
6、项目实际申购数量超出清单核算量的,由现场安装负责人或核算部根据招标文件规定,向甲方提出工程变更。
7、超量采购无法进行变更的,由仓库通知督察组,由其填写《材料差异情况说明》(附件5),对出现的问题进行调查、分析,相关部门说明缘由,划清责任,并送交董事长,避免今后再次出现此问题。
8、核算部必须保证所提供清单的准确率在90%以上,若清单中出现大批量的错误,安装部将清单退回,交由其重新核算,因此造成的工作延误,由核算部相关人员承担。
9、每月10日前,仓库对上月超清单采购进行汇总,书面报督察组,此数据作为公司对核算部相关人员考核依据。
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