文档介绍：专注专业致力于房地产卓越管理
房地产标杆企业采购管理
——《赛普与您同行》第六期
房地产标杆企业的采购管理
——赛普管理咨询公司李老师
房地产行业是一个综合性的产业,同时是一个资源整合的行业,从项目前期的产品规划、项目策划、设计、勘察、施工、材料、设备到广告宣传、园林绿化、装饰等均需要采购。因而采购活动在地产企业占据了重要的位置,对采购活动管理的成熟度,直接影响到产品的品质和成本,企业因采购环节管理不到位,造成迟迟不能交房的不乏其例,因此地产行业采购管理是非常重要的环节,是每一个希望成长的地产企业必须认真关注和用心研究的课题。在这里结合我们在咨询过程中总结积累的经验和与优秀企业的对比分析,对工程、材料、设备采购活动的管理进行一些探讨。
房地产企业采购管理系统的组织结构
在我们接触的房地产企业中,往往在采购管理职能的界定方面存在一些这样或那样的问题,归结起来主要有:集团与项目公司的授权不足,不适应公司的战略发展要求,如对项目要求周期很紧,但在招标采购方面的集团参与和审批环节过多,影响到效率的提升;采购管理的监督职能缺失,一个部门说了算,或个别人说了算,缺乏采购工作的公正性,也容易滋生采购过程中的违法、违规行为;采购管理的职能设计不完整,缺乏对供应商评价管理和信息资料库的收集和更新职能。
1、房地产企业采购职能设置的原则
房地产企业采购部门的设置因企业规模、企业文化、专业水平和企业管控模式的不同,而各有千秋。首先要解决的是采购职能的划分和权限的划分,另一个方面是监督职能的完善。一般在集团公司里,集团层面侧重于策划和监督职能,而项目公司是执行主体,或按一定的权限划分集团与项目的采购权限,使职权和责任明确界定。而在非集团规模的房地产公司,则在不同的部门之间或与项目部之间进行划分,但执行和监督职能应由不同的主体来完成,以达到提升采购效率、降低采购成本,并且形成内部公开、公正、公平和廉洁的采购环境及氛围。
房地产企业采购部门的职能划分
在遵循以上原则的基础上,采购管理主体的划分应该有两个层面:一个层面上更多的倾向于对采购系统的整体策划和监督,制定采购系统的管理流程、采购规范、标准采购合同、招标文件范本等流程和流程精细化方面的工作,监督采购活动的实施,同时建立统一的采购信息系统,达到采购资源的共享,并且从公司层面与供应商建立战略合作伙伴关系,建立公司战略采购流程,以期在采购产品时获得优惠的价格和优良的品质,从而降低采购成本,提高企业盈利能力,以应对今后地产行业整体利润空间下降的趋势,形成公司的竞争优势。
另一个层面是指采购活动的执行主体,具体实施采购活动,编制采购计划、组织工程、材料和设备的采购活动,组织对供应商的评估和对现场材料、设备的管理、数量核定等,其中项目工程的管理部门,如项目部、工程部等监督材料的验收和现场材料、设备的管理。
两个层面上职能的划分也不是固定的,可以根据企业的规模等因素进行调整,建立完整、系统的采购管理体系,但一般来讲,实施和监督的职能应该分离,以避免因缺乏监督造成的采购管理的失控,避免给企业造成额外的损失。
采购流程的关键绩效衡量指标和关键点的确定
采购活动的目标就是要保证项目整体进度、质量和成本控制指标的达成,由此我们根据房地产项目目标对采购流程的关键绩效指标进行分析,整理出如下的关键指标作为对采购过程的控制目标的参考。在制定相关部门的绩效指标时可以参考制定。
类别
指标名称
定义
A(数量)
采购计划的准确率
实际使用数量与计划采购数量的比值
采购计划完成率
采购项目及时完成的数量与计划数量的比值
Q(质量)
采购产品批次合格率
采购产品验收合格的批次与实际采购批次的比率
新材料、新技术采用计划完成率
新材料、新技术采用项目数与计划采用项目数的比率
C(成本)
采购成本目标达成率
采购产品成本与目标成本的比值
单方工程造价中采购材料、设备成本所占的比率
单方工程造价中材料设备金额与单方造价目标成本的比值
T(时效)
招标计划及时完成率
按照流程时限要求按时完成的招标项目所占比重
R(风险)
材料、设备采购延误造成的工程延期天数
根据工程实际发生的待料天数统计
根据以上指标可以针对不同部门在采购活动中承担的职责,分解制定相应的采购部门、或相关部门及岗位的绩效指标,如对设计部门选样定板计划完成的考核、招标文件技术部分编制质量的考核等。
、主要输入输出和控制方法
采购管理活动的内容很多,如何抓住采购活动的关键环节,明确控制要求和方法,以达到控制的目标要求呢?根据以上制定的采购流程的关键绩效指标,通过分析明确重点应控制的采购流程关键点、活动的主要输入输出和控制方法:
采购流