文档介绍：「背上的猴子」
要有效地进行时间管理,管理者必须了解自己面对的是一个由不同管理时间构成的时间管理体系。
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第一类是「上司占用的时间」:这些时间是用于处理上司发给的任务,未能完成这些任务会受到直接及即时的惩罚。
第二类是「系统占用的时间」:用于处理来自同僚的求助。
第三类是「自我占用的时间」:用于处理管理者自己想出或同意做的工作。其中一部分时间会被下属占用,称爲【下属占用的时间】;剩下的时间属于管理者自己,称爲【自由支配时间】。
三类时间管理系统
管理者应该尽量减少“自身占用的时间”中处理下属问题的部分,以此来增加自由支配时间。然后利用增加的自由支配时间更好地处理来自上司和同僚的要求。
把时间留给谁?
所谓的「猴子」,是指「接下来的工作」
大部分管理者几乎从未意识到,他们大部分时间都花在了下属问题上。于是,我们用“背上的猴子”设喻,形象地来解释“下属占用的时间”是如何形成的:
任务逆转,猴子上背
一个经理正走过大厅,这时下属迎面而来。两人碰面时,下属打招呼道,“早上好领导。顺便说一下,我们有个问题。您看……”当下属继续往下说时,经理发现她的问题与所有下属提出的问题具有两个相同之处,引起了他的注意。这两个相同之处是:
(1)经理知道自己应该参与解决问题;
(2)经理知道目前还无法提供解决问题的方案。
于是,经理说,“很高兴你能提出这个问题。我现在很忙。让我考虑一下,再通知你。”然后他就和下属各自走开了。
下属依赖上司去做本该自己作出的决定或把只完成部分的工作推给上司,而上司接过任务还要向下属“汇报”工作进展--管理上常常发生这样的现象,人们称之爲管理上的“任务逆转”。这个形象的比喻就是本该下属背的猴子跳到了上司的背上,并由上司照料和喂养。
转移主动性与摆脱猴子
下属的猴子大量跳到管理者的背上,往往使管理者疲于应付,失去了自由支配时间,陷入恶性循环:尽管忙乱不堪,却由于做了大量本该下属完成的工作,忙而无效。
5个级别的主动性:
    1)等待指令下达(主动性最低)
    2)主动问做什麽
    3)提出建议,并就所提建议跟进行动
    4)采取行动,并随即提出建议
    5)自己行动,并按程序汇报(主动性最高)
如何有效解决任务逆转问题,让下属自行照料和喂养猴子?管理者要将主动性转给并一直留在下属那里
猴子的照料与喂养规则
,要麽被处决。否则,他们会饿死,而管理者则要将大量宝贵时间浪费在尸体解剖或试图使他们复活上。
。对来自下属的猴子,管理者要把处理时间控制在每次5-15分钟。
。经理无须四处寻找饥饿的猴子,抓到一只喂一只。
,而不要通过邮件。(如果通过邮件的话,采取下一步行动的将是管理者)。文档处理可能会增加喂养程序,不能取代喂养。
。这可以由管理者和下属共同修改并达成一致,但不要模糊不清。否则,猴子或者会饿死,或者将最终回到管理者的背上。
经理人和员工的对谈,要到每一只猴子都分配给一个人拥有之后才能结束。
猴子放养法则一:猴子归属
至于哪一只猴子该归谁管,原则上尽可能把猴子交给能照顾到它们福利的最低阶层人员去照料,因为部属总共可以投入的时间精力比高阶经理人来得多,而且经验也告诉我们,部属往往比我们所想的还要能干。