文档介绍：第五章商务活动组织与礼仪
第一节商务旅行安排
旅行前的准备工作
旅行期间秘书的工作
旅行结束后秘书的工作
随行事务
旅行前的准备工作(一)
(一)旅行计划
一般来说,旅行计划应该考虑时间、地点、交通工具、住宿、旅行内容、资料、物品、工作时间表等方面。
制定旅行计划的注意事项:
1、明确并尊重上司的意图和要求。
2、与对方秘书取得联络再确定会谈及其他约会,时间安排不宜过紧或过松。
3、国际旅行应考虑时差。
4、预备多个旅行计划方案,以便上司选择。
5、可适当增加参观当地的风土人情、以期有效利用时间。
6、计划制作好后,上司及其家中、秘书应各备一份。
相关材料1:旅行目的地工作安排表
日期
具体时间
交通工具
地点
事项
备注
10/5
星
期
8:00—10:30
民航班机
广州
出发
11:00—12:00
北京
出席分公司业务报告会(需1号材料),午餐
15:00—16:00
北京
拜会××公司领导(礼物已准备)
16:30—17:30
北京
参观×××公司
18:00—
北京
晚餐,下榻于××酒店,已预先定房
酒店电话:××××
10/6
星
期
9:00—12:00
北京
出席××分公司新技术产品发布会并发言(讲话稿为2号材料)
12:00—13:00
北京
××分公司的午餐会(××宾馆)
15:00—16:00
北京
会见××分公司经理
17:20—19:50
民航班机
广州
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相关材料2:旅行计划表
北京——广州 200×年6月4日—6月6日
6月4日星期× 上午×时从家赴首都机场(公司派车)
×时乘×次班机离京赴穗
×时抵达广州(××接机),住××酒店××房间(已预先订好房间)(酒店总机:×××××××××××)
×时参加××公司的午餐会
下午×时与××公司××经理会谈,地点在××公司接待室(需用1、2号材料)
×时与××公司××经理共进晚餐
6月5日星期× 上午×时前往××贸易公司与××经理洽谈合作事宜(需用3、 4号材料)
×时洽谈结束,中午与××经理共进午餐
下午×时拜访老朋友××厅×××厅长(礼品已备好)
×时与×××厅长共进晚餐
6月6日星期× 上午处理私务
中午12时在酒店用餐
下午×时乘×次班机离穗回京(×××接机)
旅行前的准备工作(二)
(二)票务
秘书应精心选择方便、经济、合理的路线,提前做好机(车、船)票的预订和检查工作。
办理票务时应注意:
1、确保飞机(车、船)班(车、船)次、日期、途径城市、到达城市等的准确。
2、核对票价正确与否。
旅行前的准备工作(三)
(三)体检事务
世界上很多国家明文规定,对患有某些疾病的外国人,不准其入境。因此,准备出国的人员首先必须在国内进行体检。秘书应帮助准备出国的上司做好领取体检表及约定体检时间等工作。
(四)办理护照
1、带齐有关证件
2、准备好相片
3、准确填写有关资料并核对。
旅行前的准备工作(四)
(五)办理签证
1、由本人持护照和相关材料到旅行国驻我国大使馆或领事馆办理。
2、委托权威签证代办机构代办。
3、委托前往国家洽商的组织到前往有关国家的使(领)馆办理。
(六)办理“黄皮书”
(七)办理出境登记卡
(八)准备旅费
旅行前的准备工作(五)
(九)入出境事务
1、边防检查
2、海关检查
3、安全检查
4、检疫
5、乘机
(十)预订旅馆
1、使用预订服务
2、保证预订
3、确认预订
旅行期间秘书的工作
(一)工作处理
1、上司尚未到目的地,对方如安排接站,应先电话通知对方上司出发的具体时间。
2、估计上司已到达下榻处,应主动与上司联系。
3、遇到超越秘书职权范围或紧急、特殊情况,应及时向上司请示。
4、如需上司亲自处理的邮件,应立即邮寄给上司。
(二)工作记录
随时记录上司不在时的一些主要事情及处理结果,以便上司回来后能了解工作进展。
(三)工作梳理