文档介绍：办公室管理制度
第一章总则
1、为了加强办公室管理,明确公司内部管理职责,使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化,结合实际情况,特制定本制度。
2、本制度适用于办公室所有成员并严格遵守各项规定。
3、切合公司实际,根据不同的制度内容编写相应的规范化要求,力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依,保证公司的办公事务有效开展。
4、办公室人员应明确各项工作职责,简化办理流程,做到每周有计划、每月有总结的工作目标。
第二章职责范围
1、办公室管理人员直接受办公室主管领导,在直属主管的领导下主持开展办公室的各项工作。
2、负责办公室相关规章制度的起草编写、一般性文书的整理汇编、资料信息收集编撰等文字工作。
3、负责公司文件管理、办公用品管理、会议管理、清洁卫生管理等工作,保证各项事务有序开展。
4、协调各部门之间的行政关系,为各部门工作开展提供相应的服务。
5、负责公司对内、对外公共关系的维护和改善,做好来客接待和公司的各项文化宣传等工作。
6、收集各部门反馈信息和外部资讯,上传下达各种指令,及时做出整理,当好领导参谋。
7、协助其他部门工作,完成上级交代的其他工作,如:名片印制、收发传真等。
第三章办公室事务管理
一、文件档案管理制度
1、文件管理制度
1)文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。
2)公司上报下发正式文件的权利主要集中在办公室,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。
3)公司对内公开文件由办公室负责起草和审核,董事长签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,办公室负责审核,审核无误后打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由董事长盖章,签发。
4)凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。
5)机密文件由办公室主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。
6)各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需办公室主管审批,董事长批准后方可借阅。
7)办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。
8)按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。
9)根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报办公室主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。
10)文件管理流程
内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档
外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁
借阅流程:提出申请→办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁
2、档案管理制度
1)应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。
2)所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。
3)坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。
4)各部门需借阅相关档案,须由办公室主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。
5)档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。
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