文档介绍：公司档案资料管理办法
(试行)
一、目的
为加强公司档案管理工作,规范公司资料、文件保管程序,保护公司的知识产权和保证各种资料的完整性,并符合ISO9001质量体系的规范要求,根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理、保密工作的规定,特制定本办法。
二、适用范围
本办法适用于公司及所属各部门所有管理文件、技术文件和资料的管理,其中包括企业管理、工程设计、产品研发、生产制造等涉及企业经营各方面的具有归档保存价值的实物、文字、图纸、图片、软盘、光盘、声、像等资料。
三、机构设置及职责
公司设立档案资料室,负责全公司各类档案、资料的管理,隶属于公司办公室。各部门综合办公室及专职或兼职档案员对本部门归档文件资料进行初级管理。
四、档案归档

归档的文件和资料必须是定稿后的正式印本及必要的文件原稿、装订好
的原始记录。合同要存正本,公司文件及外部文件应归档原件,一般不存复印件。文字、图纸与软件(盘)同存时,应保持一致。属于ISO9001质量体系的受控文件应填写受控编号。
归档的文件和资料要求质量优良,图样清晰,字迹工整,装订整齐美观,
禁用字迹不牢固的工具书写。
对软盘、光盘、声像、照片等资料,归档时要有保护措施,包装良好,
封面书写标题及编号,无涂改。
凡对公司有保存价值的各种文件、资料、实物等,各部门有责任及时归
档。因归档不及时造成资料损坏或丢失,给公司利益造成损害的,有关部门须承担责任。
归档文件和资料如有保密要求和查阅限制的,由归档部门与档案室拟定
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保密级别和限制查阅使用范围。

工程、研发项目资料在项目完工后一个月 JT-GS-05
各类标准、引进技术、涉外活动等文件和资料均纳入归档范围。
(2) 研发项目、工程项目、工艺文件、产品标准等资料的归档,实行项目负责人负责制,由项目(或技术)负责人主持有关文件资料的整理、归档工作。项目(或技术)负责人和兼职档案员对归档材料的完整性、准确性和真实性负责。各部由总工和技术负责人组成三人以上的专家小组,对归档资料进行技术审查并签署意见,确定保密级别和查阅限制。经审查合格的资料送档案室归档。各部门综合办公室对属质量体系范围 JT-GS-05
2. 查阅档案资料,需执行档案资料保密规定,并做查阅登记。本公司员工可查阅本职工作范围的档案资料;如要查阅非本职工作的档案资料,需经档案归档部门负责人同意,公司办公室批准;公司外部人员查阅档案资料,需经公司接待部门领导申请,公司主管领导批准后,由专人陪同查阅,不得借出。
3. 档案资料的借阅和复制按档案保密规定执行。借阅档案资料应在档案室做借阅登记,对有保密要求的档案资料要有相关负责人批准的《文件资料借阅申请单》。以光盘、软盘为介质的文件资料不外借。
4. 借阅科技档案不得超过两个月;借用管理文件不得超过一个月;借用非本部门档案不得超过两周。借阅期满后,如需继续借用时,可持所借档案到档案室办理续借手续,仅限续借一次。对逾期不还,经催促仍拖延者,除停止其借阅权利外,还将向其所在部门通报。
5. 凡公司员工调离公司前,应清还从档案室借阅的档案资料,由档案室在调离手续单上签字后,方可办理调离手续。脱产学习或外借工作半年以上的员工,在离开公司前也必须