文档介绍：XXXXXXXXXXXXXXX有限公司
物资管理办法
目录
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、采购 4
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修订记录
发布日期
修订内容
版本
参与人员
为了规范公司物资管理工作,降低成本,提升各部门物资采购计划性及合理性,明确各层级审批规范,现根据国家有关法律法规及公司相关制度的规定,结合公司实际,特制定本办法。
本办法适用于广州银通及深圳银通公司及其分公司物资管理,其他下属单位可参照执行。
本制度所称物资是办公用品、接待用品、计算机耗材及其它非固定资产类物资。
办公用品:笔、打印纸、计算器、电话机、工具等其它办公用品;
接待用品:涉及公司业务招待的酒、水及商务礼品,纪念品;
计算机耗材:电源盒、插座、电源线、数据线、网线,墨盒、墨水、硒鼓、碳粉等;
:除办公用品及接待用品外的非固定资产类物资。
总部总经办负责总部办公所需物资的采购、验收、出入库登记管理;
、验收、出入库登记管理。
、采购
:总部各部门于每季度最后一周内向总经办提报办公用品需求表(附件1),由总经办汇总各部门需求,核算费用,发起“费用申请”流程。流程审批通过后,总经办统一采购办公用品,并于每季度前两周内发放至各部门。
:每季度最后一周,总经办根据库存情况,按照安全库存标准(附件6)要求,发起“费用申请”流程,流程审批通过后,总经办统一采购。
:总经办根据各部门需求临时采购,由总经办发起“费用申请”流程,流程审批通过后,总经办统一采购。
,每月5日前集中申请,由综合管理部发起“费用申请”流程,流程审批通过后,综合管理部统一购买。
如遇特殊情况,可由总经办或综合管理部临时申请。
物资申请流程:
物资购置流程
责任人
内容
输出
购物申请
部门经理
部门主管领导
总经办审核
财务负责人
采购
验收、入库
结束
总经理
2000元以上
2000元以内
申请人
通过MA系统提交申请
购物申请单
部门经理
审批申请的合理性
部门主管领导
部门主管领导审批
总经办主任
审核购置是否符合标准及其合理性
财务负责人
财务负责人审批
总经理
总经理审批
总经办
采购
物资管理员
验收、办理入库登记
入库单
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须由总部/分公司采购员、供应商、总部/分公司需求部门共同配合验收。物资到货后,收货方应对照申请及发货单检验货物的品名、型号规格、质量、数量及金额是否一致。验收合格后,须在发货单上注明验收结果并经总部/分公司采购方及需求部门共同签字后方可,将其复印件交由保管员保管并准予入库,保管员凭借此单填写入库单。如果验收不合格,不予入库,并及时联系供应商或厂家妥善处理。
物资入库时,由总部/分公司保管员填写《入库单》(附件2)(入库单一式三联,第一联由总部/分公司实物保管员留存;第二联交总部/分公司账务管理员登记台账,第三联交财务部门),由总部/分公司记账员、总部/分公司保管员、总经办主任/综合管理部负责人共同签字后,方可入库。对入库管理的物资应分类、按序、按要求存储,以便于物资的妥善保管及确保物资的正常、安全使用。
办公用品购买后,各部门根据办公用品需求申请,在总经办/综合管理部领取并签字登记。
员工首选从部门领取办公用品,如部门无存货需向总经办/综合管理部领取时,须由员工本人填写《物资领用单》(附件3)(一式两联,第一联由总经办/综合管理部实物保管员留存,第二联交总经办/综合管理部账务管理员登记台账),经部门负责人、总经办主任/综合管理部负责人审批后方可领取。
如公司亦无存货需额外购买时,由申请人发起“费用申请”流程,流程审批后,由总经办/综合管理部购买,并办理入库手续后,从总经办/综合管理部领用。
办公用品领用流程
责任人
内容
输出
领用申请
部门经理
总经办/综合管理部