文档介绍：关于大客户来访接待流程及标准的
暂行规定
1、目的
为树立公司良好形象,不断加强公司竞争力,扩大公司对外联系和交流,提高客户满意度,形成标准化的接待工作程序,特制定本流程标准。
2、适用范围
本标准适用于公司各部门因业务发生的各种大客户接待工作。
3、职责划分
总经办负责协调相关部门接待工作的安排和管理,拟定大客户的接待计划,协调相关部门落实接待任务,提供后勤保障。
公司各部门员工负责提供大客户来访信息,填写《客户来访接待申请单》报上级领导审批,总经办备案,并协助拟定接待计划;并在大客户来访中的全程接待陪同工作。
4、执行时间:本案从2013年7月21日起执行。
5、流程及要求
当接到客户来访信息时,业务经理需将来访客户的信息落实清楚(包括客户来访的具体计划日程、来访目的、人员数量等),必要时和部门负责人沟通核对。
业务经理详细填写《客户来访接待申请单》,并及时交
部门负责人审核;需公司领导出面、总经办协调的重要接待,应提前 2 天告知总经办。
经部门负责人最终审核《客户来访接待申请单》后,由负责接待人员按要求,做好接待的准备工作,包括:
、电子屏、指示牌;会场安排要求(电脑、投影仪、资料等相关接待准备)。 、人数和职位,沟通安排演示或技术交流等事宜。
、各部门负责人及技术人员,保证出席人员的正常到场。
;客户自行驾车来访的,需提前向总经办申请相应数量的预留车位。
,预订用餐地点等,并安排用餐当天的接待用车。
,提前订好酒店。
接待负责人安排好相关准备工作后,将审核完毕的《客户来访接待申请单》交部门内勤进行督促跟进,并详细告知业务经理各项准备工作的进展情况及需协助事项。
在客户即将到公司之前,业务经理至少需提前一个小时电话确认客户到达场地时间和迎接地点。
业务经理及相关人员需陪同客户在公司及相关单位的
各项活动安排。
如客户需要订返程机(车)票的,均需由接待人员预订。
送别客户后,需尽快将票据报帐核销借款,并向总经办退还未用完的物品,进行销帐处理。
业务经理协助接待负责人进行信息汇总和费用统计,并对《客户来访接待申请单》内容进行补充后归档。
业务经理对信息进行筛选和跟进,根据实际情况定期回访。
6、接待级别及标准定义:
级别
项目
C级
B级
A级
业务员、职员级别
总监、部门经理级别
总经理、董事长级别
接待人员
总经办1人
总经办负责人
公司总经理、董事长
陪同人员
本部门1-2人
本部门1-2人
本部门负责人
车辆
无要求
无要求
桑塔纳以上级别
接机
司机
本部门随行
部门负责人随行
住宿
公司不承担住宿费
300元/天以内
三星级
900元/天以内
四,五星级
房间准备
入住时办理
入住时办理或提前
提前办理房卡
餐饮
早
包含房间内
包含房间内
包含房间内