文档介绍：财务软件使用技巧
在会计软件使用过程中,恰当地运用软件系统提供的功能,可成倍地提高工作效率。
一. 建帐中的技巧
1. 代码设置
会计软件中大量应用代码,如会计科目代码。代码设置规则是在建帐时确定的,确定代码规则时要特别注意协调简洁性和可扩充性,简洁性要求每层代码尽可能短,而可扩充性要求每层代码间留有一定的空间,以备日后会计科目增多时各层代码仍适用。这就要求在确定每层代码长度时要在这二者间协调、平衡。一级总帐科目的代码通常已在会计制度中规定,需要用户自行确定代码长度的是二级以下明细科目,大部分明细科目的科目数量变化不大,科目数量不确定性较大的是明细科目,如往来科目、材料科目等,但在同一级的明细科目中,其代码长度是以同一上级科目下科目数量最多的一个来确定的,那怕是只有一个这种科目的明细科目数量较多,其他同级科目的代码长度都要与其一致。例如,二级明细科目代码的长度确定,首先要逐个分析总帐科目下明细科目数,如”现金”可不设明细科目,”银行存款”通常以开户帐号为明细科目,科目数一般不会上百个,”短期投资”、”待摊费用”、”在建工程”等下设明细科目也不会超过百个,两位的代码长度能容纳99个科目,应能满足需要,但”应收帐款”、”应付帐款”等通常以客户名和供应在商名称设置明细科目,明细科目的数量不确定性较大,如果用户的客户和供应商较多接近或超过100个,两位代码就不能满足要求,二级科目的代码长度就应设定为三位。
2. 初始数据输入
建帐需要输入的初始数据主要是期初余额。如果会计软件不是在年初时启用,各科目的年初余额、借贷方累计发生额也有必要输入,因为,在会计报表中除需要填报当月发生额外,还需要填报累计发生额。为了和历史资料对比,也需要累计发生额数据。对于年初启用的会计核算软件,年初余额就是期初余额,数据输入工作量较少,年中启用,数据输入工作量相对较大,但可以利用数据间的关系尽量减少输入量,如只输入最低级明细科目的年初余额,和借贷方累计发生额,然后利用核算软件提供的功能汇总有明细科目的上级科目和总帐科目的年初余额和发生额,并计算出期初余额。
二. 凭证输入中的技巧
1. 摘要输入
凭证摘要多为中文,如果你是一个打字高手,输入中文摘要自然不在话下,如果你的打字速度不快,输入凭证的速度就会大打折扣。凭证输入中有许多常用会计词汇,而不少会计软件提供了用户级的词汇库,可将常用词汇预先存储起来,并配以自定义的代码,输入凭证时调用自定义词汇,可提高输入速度。
2. 科目代码输入
会计软件中的科目代码是为提高会计软件的运算速度和精度而设计的。输入记帐凭证时只需输入科目代码,操作较简单。但要求用户输入确定的科目代码,而用户对会计科目较熟悉,对科目代码却不一定能记得准确,如果用户输入了未经定义的科目代码,软件系统将提示科目不在,需重新输入,如果用户输入的科目代码并非所需,可从软件系统中的科目代码表中查找所需科目,更改科目代码。如果科目数量较多,人工逐页查找也很费事。事实上,许多会计软件的科目代码表都能模糊快速定位,会计人员记不准确的科目多为明细科目,其所属总帐科目或上级科目一般较明确,输入此类科目时,干脆只输入到其上级科目的代码,由于系统只能接受最明细的科目,此时将打开科目代码表,并指向刚输入的上级科目,所要查找的明细科目应就在附近,省去多