文档介绍：设备、材料采购管理办法
一、指导思想
为了适应集团公司各项目开发和快速发展的需要,树立服务于项目管理的观念,结合集团公司管理架构的特点,本着高效、实用的工作指导原则,充分发挥集团公司大量、长期、集中采购的优势,特制定本办法,以有效降低采购成本,提高采购产品质量。同时注重对物资供应市场的相关供应商及产品的收集、比较、考察、跟踪、评价,实现全过程采购管理。努力发挥采购工作在项目成本控制、产品标准制定、技术应用分析等方面的咨询、服务作用。有意识地跟踪、评价、选择优秀供应商,建立长期和稳定的战略合作伙伴关系,形成强强合作、互利双赢的市场竞争优势。
二、采购方式与合同形式
1、甲供材料、设备的采购:由甲方(建设方,下同)直接负责的采购,并由甲方直接与供货方签订供需合同。
2、甲指材料、设备的采购:由工程项目承包方上报相关材料、设备的价格清单,经甲方审核、调整确认后,由工程项目承包方按甲方认定的品牌、价格与供货商签订供货合同。
三、采购工作分工合作原则及各部门分工细则
1、分工合作的原则:
任何一项物资的采购应是公司部门与部门之间通力协作、相互配合、共同努力的结果。各相关单位必须遵循以下原则:
(1)为项目目标服务的原则。
(2)贯彻标准先行、技术先行、统筹兼顾的原则。
(3)加强和重视对企业资质审查的原则。
2、各部门工作分工细则:
在项目经理、总工程师的主持下,各专业工程师以及职能部门(包括经贸公司)讨论制定项目各项物资采购的质量要求、成本标准、功能要求、甲供范围等。
(1)项目部负责提供所需材料、设备的采购计划;负责组织相关部门对设备、材料进行到场接货、质量技术达标验收与过程监控工作。
(2)技术部负责产品标准编制和技术文件的制定,并审核和完善项目部提供的采购计划各项技术参数,参与材料设备的验收工作。
(3)合同预算部负责所需设备、材料的分项成本控制指标的制定工作,对于公开招标的材料设备,负责招标组织工作和经济标书的制定工作,负责对采购计划的数量等进行复核,根据材料设备采购计划审核相应的采供合同。
(4)经贸公司负责提供在项目成本控制、产品标准制定、技术应用分析等信息方面的咨询、服务工作;负责对材料、设备等投标单位进行资质审核、考察、业务洽谈;负责甲供材料设备的合同签订、供应、参与验收以及协调售后等工作;负责建立公司物资采购方面的信息资源库,掌握设备、材料信息和供货单位信息,并随时补充完善。
四、采购计划的制定
采购计划的制定应具备合理性与合法性。
合理性要求计划要有前瞻性和可操作性,计划的提出一定要给采购供应工作给予必要的时间,同时在计划制定时其内容必须包含:材料设备品名、规格型号、数量、技术参数及功能要求的说明、供货日期、供货地点、收货单位(收货人)以及联系方式。
合法性要求计划的生效必须要通过一定的审批流程。
计划的审批流程:项目部提出采购计划——技术部进行标准和技术参数的审核——合同预算部对采购数量进行复核---项目经理签字——总工程师签字——项目主管副总签字——总经理签字
五、采购、供应工作流程
1、甲供材料设备的采购与供应
(1)项目部根据项目开发计划,确定采购范围、采购内容;书面明确招标、采购、进场计划安排,制定采购计划并完成计划审批,及时提供给经贸公司,未经总经理签字的计划,经贸公司有权拒绝执行。
(2)、材料设备的采购需公开招标时,由经贸公司配合合同预算部进行招标工作的组织及招标工作的完成;对于邀请招标,经贸公司根据确定的采购计划及技术文件,及时组织相应单位进行资质预审、考察、确定投标单位,组织答疑、开标、评标、中标、谈判工作。
(3)、经贸公司根据最终确定的中标结果,与供货方签定供货合同,协调办理合同相关事宜,合同会签按照公司制定的合同会签流程执行。
(4)、甲供材料、设备进场时间原则上按合同执行,因项目变化而调整进场时间的材料设备,项目部应提前14日报经贸公司、项目主管副总、总经理等,经同意后由项目部书面通知经贸公司执行,并报计划部备案。
(5)对不能按合同约定到场的材料设备,经协调无效后由经贸公司提前14日报项目部、项目主管副总、总经理等,由计划部备案,项目部、经贸公司执行。
(6)对于到场的材料设备由经贸公司负责协调供货方,项目部负责协调施工方(收货方)和监理单位等组织验收,供需双方必须严格按照采购合同执行。
(7)项目部和经贸公司共同负责组织对到场产品的验收工作并办理相关验收手续。交验手续必须内容详细、资料齐全,同时必须经供方人员、收货单位人员、项目部签字(或供方人员签字、收货单位签字盖章)方有效。对交验过程中有异议的产品,须由经贸公司具体经办人员到场协助交验并签字确认,当经贸公司认为必要时,通知项目部人员必须到场参与验收。
(8)重要材料设