文档介绍：视频会议系统管理办法
(/WI-74)
1 目的
为规范中化二建集团有限公司(以下简称公司)视频会议管理,保障视频会议系统规范有序、安全稳定运行,确保视频会议质量和效果,特制订本办法。
2 适用范围
本办法适用于公司视频会议的管理。
3 职责
公司总经理办公室负责视频会议安排,视频系统的准备工作。负责会场的各项服务工作。负责视频会议召开间前1小时,与主会场完成视频联调接通工作。
公司规划信息部负责按照中国化学工程集团公司视频会议安排,做好视频系统调试和联网准备工作。负责视频会议期间,网络和设备运行情况监控,以及应急处置。
4 视频会议的管理
会前准备注意事项
公司接到视频会议通知后,视频会议管理员应及时检查视频设备,确保正常使用。
公司视频会议管理员于会议开始前1小时到达工作岗位,与主会场进行联调联通。
如召开紧急会议,公司视频会议管理员应在接到通知后,立即到达视频会议设备现场参加联调,保证系统尽快联通使用。
会议期间注意事项
参会人员应提前10分钟进入会场,关闭手机或调至震动状态。
参会人员应面对摄像头,保持坐姿端正,会议期间禁止吸烟。
应在明显位置设置本单位的名称标牌,主要领导要设置桌签,重要会议应在会场悬挂会标。
不发言时,应将话筒调至静音状态,不得随意播放与会议无关的音视频信息。
,防止画面偏转、移动、消失。
,确保电话通讯畅通。
,由主会场统一中断系统连接,公司在确认主会场中断后,方可关闭视频会议系统。
5 日常操作与维护
做好视频会议设备的清洁、保养工作,注意防尘、防雷、防静电,所有带电设备必须接地。
每月至少开机一次,确保系统能正常运行,如有设备出现故障,立即与信息中心联系。
视频会议管理员应定期对视频系统进行检测,保证其正常稳定运行,同时做好对使用人员的培训和服务工作。