文档介绍：财务工作流程
以下是业务员与采购员对应财务工作所涉及到的内容。
现金报销(1)
采购现金报销:单据(请购单/订购合同、收据/发票、验收单)齐全,开具现金支出申请单(须注明申请部门/生产订单、物品名称数量、金额),申请人必须在领款人(自己领款)/核准(供应商领款)处签名。
采购报销必须在一个星期内报销,每个月月底前清完所有单据,以保证财务账务数据准确。
出差现金报销:单据(等值车票、餐票、住宿发票)齐全,开具现金支出申请单(须注明出差人员、出差日期/时间段、地点、费用、金额),申请人必须在领款人处签名。
出差人员报销必须在出差回来第二天带齐所有单据到财务处报销,同一批人到一个地方出差统一由一个人来报销。
现金报销(2)
现金预支:开具现金支出申请单(须注明申请用途、金额)申请人必须在领款人处签名。
现金预支必须于预支后一周(或出差后次日内)报销,不
可拖延。
现金报销/现金预支:金额大于/等于500元须由总经理、经理签名方可报销/领款;金额小于500元由经理签名方可报销/领款,国内业务部门由部门总监核准后,经理签名方可报销/领款。
各部门机器维修必须提前邮件通知总经理,抄送一份于财务。请款要有总经理签名报价单、请购单、现金支出单、送货/维修单。(未提前知会总经理,款项由个人负责)
转账请款
须转账请款:请款资料(须有总经理、经理签名)、转账资料(客户银行明细:开户名、开户行、账号)并盖公章。以上资料齐全,提交财务处并告知财务安排转款最迟期限。
订单取消退款:订单取消通知书(须有总经理、经理签名)、客户转账资料(银行明细:开户名、开户行、账号)并盖公章。
请款签名:谁请款谁负责交给总经理、经理签名(方便单据有问题时请款人可直接与总经理、经理作解答)。
月结客户(1)
金额支出频繁且数目大,月超3000元以上,采购员可与供应商洽谈月结(30天结)。30天结是上月账在本月底/下月头给予支付,现金/转账方式支付给供应商(最好以转账方式)。转账须供应商提供转账资料,并盖有供应商公章,及供应商财务电话提交财务处。采购部请供应商报含税与不含税单价,以便财务开增值税专用发票所需。
月结须知:负责人通知月结客户请在每月8号前提供对账单(对账单须盖有供应商公章/签名),采购员须每月在8日前将所有月结客户上月单据整理好交财务处做账,财务统计好,将在本月底/下月头安排转账(一个月只安排一次);8日之后交来单据将于下月方结款于供应商,期间问题由联系人自行负责。
现金结款厂商,须出具公司收款委托书并加盖公章,委托书须注明委托结款人、有效期、身份证号码等信息,方可结款,否则不予支付。
月结客户(2)
月结客户单据:
采购部单据:订购合同(报价单)、送货单、验收单(数量最好准确)
订购合同须注明:购料订单、品名、规格、数量、单价、金额
验收单的数量与实物相等,备品数量也应注明在内。
外发加工单据:报价单、外发加工单、送货单、验收单(数量必须相符)
外发加工单须注明:外发订单、品名、规格、数量、工艺
外发出去的数量须与回来的数量相等,损耗数量也应注明在内。
验收单的数量须与实物相同,报废数量也应注明在内。
业务部查账(2)
财务做收入账须有:经理及总经理签名确认的进款明细(形式发票/订购合同)、制造合同/样品制造单。单据不齐全者不予入账,这关系到业务员的提成,请重视!
财务做收入是以进账实际金额为准。订单:有订金、尾款,是以最后一次收尾款日期入账(即:当笔订单结案日期以尾款到账日期为准)。货到付款/淘宝订单:是以银行进账或现金收款日期为准。财务收到款后会通知业务员,业务员需实际记录。
禁止个人账号收支货款。
增值税专用发票
专供增值税一般纳税人使用的特殊发票,含17%税点。
可以通过税抵税减免缴税金额:销项税—进项税=应交税金额
开票需在每个月15号之前统计给财务,并确认开票日期(开票须在每月10号后方可开票)。15号之后统计给财务,如不能开票(因没进项发票,无税可抵将不能开票),由业务员自行与客户解释。开票前,请先问清客户开票要求(品名、规格、单位、数量)。
开票提供资料:A4开票资料(注明:公司名称、税号、地址及电话、开户行及账号)并章公章、营业执照(正、副本)复印件、一般纳税人认定表。
需要开票的客户,报价前先加税点(现按8个点算),并告知财务此订单需要开票,单价是否含税,必须注明。
需开发票客户必须款到账再开发票,开票金额与实际到账金额相等,开发票客户打款需进公司公账户。