文档介绍：高校行政秘书如何做好职业规划
摘要: 随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越,高等教育行政管理模式也在不断革新,高校行政秘书工作日益成为高等学校教育教学中一个不可或缺的工作。高校行政秘书随着工作重要性的不断增显,对自己的职业发展提出了新的要求。本文通过对高校行政秘书的工作要求、角色定位等进行阐述,进一步探讨了高校行政秘书如何做好职业规划。
关键词: 高校行政秘书职业规划
随着全国高等教育从精英教育到大众化阶段的跨越,高等教育规模不断扩大,高等教育行政管理模式也在不断革新。高校行政秘书工作是高等学校教育教学中一个不可或缺的工作,在学校日常工作的各个方面起着承上起下的作用。大部分高校过去对这一岗位并没有明确的定性,甚至在某种意义上极易给教职工留下“行政秘书就是做杂务”的印象,加上部分行政秘书人员对自身职业的认知偏差,导致在某种程度上影响了这一岗位功能的发挥,如今许多高校对秘书工作越来越重视,高校秘书对自身的职业前景也有了新的要求。
一、高校行政秘书工作要求
(一)高校行政秘书工作内容
高校行政秘书的工作是什么?在《美国专业秘书工作职责说明》中有这样一段文字:“秘书的工作在于帮助主管处理琐碎的行政事务,协调办公室工作,保证工作的有效性和提高工作效率。”[1]在高校行政部门,秘书的工作主要概括为以下四个方面。
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高校行政事务对象涵括广大的院系师生和教职员工,日常行政工作繁杂,行政秘书每天需要处理大量的事务性工作,如会务工作、内务工作、文书工作、财和物的管理、内部信息收集、整理和反馈工作、人事工作、资产管理工作、档案管理、公章保管和使用、对外联系和接待、内部帐务工作、物品采购和领用,等等[2]。
、做好沟通与协调工作。
高校行政秘书做好此项工作,包括做好学校行政领导下达的工作指示和会议精神的传达,做好内部交流与沟通,同时要做好本部门与学院各行政职能部门、学院各教学部门之间的沟通联系与分配协调工作,做好院系行政管理层与师生员工间的桥梁和纽带。
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高校行政秘书当好参谋与助手,就是要发挥自身岗位的能动性,为领导提出建议和意见。行政秘书是院系和师生之间的桥梁和纽带,最能直接获得群众意见和民意调查数据,还能了解政策和上级精神的执行反馈情况,行政秘书将这些信息收集整理,并充分发挥自己的能动性,帮助领导做好信息的分类和提炼工作,以辅助管理层作出决策。
,处理突发性事件。
高校类似于一个浓缩的社会,在教育行政管理方面都有其不可预见的临时工作和突发事件。比如,教育机关政府紧急发文、临时会议通知安排、临时接待工作、校园师生违规事件处理,等等。
高校行政事务看似小事,实则关系到高校教育行政管理的方方面面。高校行政秘书应明确自己的工作职责,认真对待每一件事,不断地通过实践锻炼强化完善自己的本职工作。
(二)高校行政秘书工作素质要求
由于行政秘书工作具有很强的综合性,这就要求高校行政秘书必须具备以下五种工作素质要求。
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高校行政管理工作具有明确的政治方向性,必须贯彻党的路线、方针、政策,必须遵循高校的规章制度。由于行政秘书工作直接为行政管