文档介绍：行政管理制度
第一章办公用品管理制度
计划
1、人事行政部将统一拟订公司购买月计划,报人事总监审批后,统一购买。
2、各办事处办公用品的购买由各地销售助理填写《办公用品月度采购表》,由部门经理审核控制预算,传真至总部。人事行政部协助地区经理检控是否在预算之内,签署意见。销售助理在购买之后,将发票寄至人事行政部由人事行政总监审核签字后方可报销。
办公用品的采购
1、总部日常消耗性办公用品每月依计划由人事行政部综合采购一次。
2、凡属耐耗性办公设备或固定资产类物品的采购将一律填写《固定资产采购申请表》(包括固定资产类物品的维修或升级等),经部门经理、部门总监同意后,报人事行政部审核,进行购买。购买同时,将对方公司名称及财务帐号通知人事行政部及财务部,以便汇入钱款。
3、计划外办公用品采购部门填写《办公用品采购申请单》,报人事行政总监审核后,报总经理审批。
4、各部门如需印制名片,应填写《名片印制申请单》,报人事行政部统一印制,情况特殊者,请提前申请购买后,按月度报销。
领用、出库登记
1、物品领取执行出入库程序,填写《办公用品申领单》,由部门经理签字后,到前台即可领取。前台按月度分部门汇总统计,以便核查预算,控制费用。
2、计算器、钉书机、打孔机、直尺等耐耗品,只可领用一次,如坏损可以旧换新。
3、签字笔,油笔等耗品笔芯可随时更换,笔的领取部门经理尽量控制在一季度一领用。
4、新职员的办公用品,人事行政部负责统一配置,领用金额记入各部门内预算。
其他事项
1、对于打印纸、复印纸等耗材,所有人员均需严格控制,凡不是正式文件,纸张均两面使用,节省资源。
2、所有办公用品及各类物资由人力资源部统一保管,并按类别、品种分别存放。
3、公司办公用品、书籍及物资一律不对公司外借用,特殊情况经人事行政总监批准后,方可办理外借手续。
4、发放办公用品之储物柜钥匙由专人严格保管,不得随意转交他人,发生问题保管人员负全部责任。
办公用品月采购申请表
填表日期: 年月日
部门名称
部门人数
申请人
序号
用品名称
数量
价格
备注(如与文具供应商为月结,可提供帐号由总部汇款)
合计
￥
部门经理:
部门总监(超出预算):
人力资源部审批:
总经理(超出预算):
办公用品月领用单
填表日期: 年月日
部门名称
部门人数
申请人
序号
用品名称
规格/单位
数量
备注
部门经理:
人事行政部:
固定资产月购买单
部门名称: 申请人: 申请日期: 年月日
物品名称
数量
预计价格
使用人
备注(物品配置及用途)
合计
￥元(凡在当地购买,各办事处请填入准确价格)
供应商名称
供应商帐号
部门经理
审批
部门总监
审批
人事行政总监
审批
总经理审批(预算外)
*各办事处需要在当地购买,请详细填写表格。
*由总部人事行政部统一采购的,除供应商部分外请详细填写。
名片印制____月申请单
填表日期: 年月日
部门
申请人
印制地点
姓名
名片职务
数量
单价
领用日期
备注(特殊要求)
合计
￥(上海、广州、沈阳办事处,请填写准确价格)
供应商名称
供应商帐号
申请人上级主管:
人事行政部:
1、名片由各办事处自行印制的(上海、广州、沈阳),请详细填写此表后,传真至总部,由人事行政部审核是否在预算之内,另可由财务统一汇帐。
2、名片由总部统一印制的,请填写除供应商部分及价格外其余部分交由主管签字后,统一由人事行政部印制。
印鉴管理制度
管理
公司印鉴一律由人事行政部档案管理员保管,部门印鉴由各部门总监授权专人管理。
各办事处的公章一律由人事行政部档案管理员保管,各办事处需加盖公章的文件,以电子版,或邮寄的形式送总部,征得领导同意后,由人事行政部加盖公章。
任何公章不外借,如特殊原因需经得人事行政总监及总经理批准方可带出,并于当天限时归还。
使用
公章的使用参照文件种类,文件需经过部门总监或总经理的签字审批后,准予盖章;急件请提前说明,并电话通知相关领导后,准予盖章。
各部门所有需加盖公章的介绍信、证明、邀请函等对外公文,一律由人事行政部统一编号登记,以便查询。
盖章文件由档案管理员统一登记造册。
责任
1、人事行政部档案管理员对印章的正确管理负有责任,人事行政总监具检查监督权,并对印章管理最终负责。
2、盖章后出现的意外情况由批准人负责。
文明办公管理制度
员工应保证上班着正装,办公时间不允许穿纯休闲类衣服。
办公室内禁止大声喧哗、嘻笑,应保障良好的办公环境。
各部门电话要及时接听,本人不在情况下,由本部门其他人员代接,以便进行转告,电话标准用语为