文档介绍：记录控制程序
文件状态:
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文档编号
CSIT-CX 402-
当前版本
编制部门
编制人
完成日期
2007-4-10
审核人
审核日期
2007-4-10
批准人
批准日期
2007-4-15
文档交付:
公司内部
收件人
存放位置
用户方
收件人
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北京中船信息科技有限公司
目的
对记录的标识、贮存、检索、保护和处置进行控制,为证明产品、过程符合要求及质量管理体系有效运行提供证据,同时也为提供产品的可追溯性及制订纠正、预防措施以及保持和改进质量管理体系提供信息。
适用范围
本程序适用于产品实现过程和质量管理体系运行中记录的控制。
职责
质量管理部负责记录的归口管理,并负责产品实现过程、监视和测量、审核和评审以及纠正和预防措施等记录的管理。
各部门负责本部门记录的管理。
记录的填写人员对记录的真实、准确、清晰和完整性负责。
工作程序
记录的范围
凡是质量管理体系运行中的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属“记录”范围。包括:
与质量管理体系有关的记录:管理评审记录、内部审核记录、文件控制记录、纠正和预防措施记录、人力资源培训记录、基础设施和工作环境管理记录、产品和过程监视和测量记录等。
与质量活动有关的记录:与产品有关的要求的评审记录、设计和开发评审、验证、确认和更改记录、供方评价记录、产品标识记录、监视和测量装置检定记录、不合格品控制记录、顾客财产记录、质量计划相关记录、统计技术应用记录和服务及顾客投诉记录等。
记录的编号和标识
记录的编号
CSIT – JL - □□□- □□
顺序号
过程条款号
记录
连接符
企业代号
记录以其编号作为标识
记录的填写要求
记录内容必须及时、真实、准确、全面,字迹工整、清晰,重要记录需经校对、审核、批准。
记录不得随意更改,确需更改时,采取划改,并在更改处签名。
记录以书面和表格形式为主,也可采用电子媒体作为载体。
记录空白表的管理
各种记录的空白表格由各主管部门设计、发放,质量管理部备案、编号,保证各有关工作场所都能收到相应的空白表格。
各部门负责制定本部门的《记录清单》,内容包括:记录名称、记录编号、编制部门、编制日期、保存期限等。
质量管理部收集各部门提交的《记录清单》和空白记录表格式,汇总成册并管理。
记录的保管和贮存要求
各部门应设专职或兼职人员负责本部门各类记录的汇总、编目,应保持记录的顺序号或日期,便于查询。在封面和侧面注明部门、记录名称和日期。便于存取和检索。
记录要放在专用档案柜里,储存环境要通风、防潮、防火、防虫蛀和鼠害等。计算机软件里的记录贮存要防潮、防变形、防划伤,应有备份。
记录的保存期限
按产品实际使用的有效期确定保存期限,并记于《记录清单》中。对于保存期超过的记录,可集中保存于行政部,但需标识清楚所属的部门、记录的名称和年分。
记录的借阅
需借阅记录时,应做好登记手续并规定归还日期。必要时(借阅重要记录时)需经部门主管批准后方可借阅。对于过期未还的,资料员应及时追回。
借阅的记录不得更改、遗失,损坏和拆页。
合同要求时,在商定期内,记录可提供给顾客(或其代表)、供方查阅。。
记录的处理
过期的、已经没有必要保存的记录,由资料员填写《记录处理审批单》,由部门负责人审查、主管领导批准后,两人共同销毁,并做好记录。
《记录处理审批单》,各部门应长期保存。
需做永久保存的记录,应由部门负责人批准井在记录上加盖永久保存的印章。
相关文件
CSIT-CX 401- 文件控制程序
记录
记录清单(见附录1)
记录处理审批单(见附录2)
附录l
记录清单
编号:CSIT-JL-424-01 表码:
编制: 审批:
附录2
记录处理审批单
记录编号:CSIT-JL-424-02 表码:
处理报告(附目录)
报告人: 年月日
审批意见:
审核人: 年月日
审批意见:
批准人: 年月日
备注: