文档介绍：办公用品管理规定
为做好和加强办公用品的执行管理,做好按需供应,避免积压浪费现象,严格控制行政费用开支,特制定办公用品管理规定。
一、办公用品包括为营运及办公所使用的低值易耗品。按公司的陕义定义是指除商品存货及固定资产以外的一切物资。
二、管理部门职责
(一)行政部
1、对办公用品进行采购、成本核算、控制及调配。
2、认真核算,确定计划需求量与金额。
3、负责全公司办公用品的申请、汇总、平衡、供应和管理工作。
4、管理办公用品的出入库单据打印、审核,数量的存量保管。
5、对闲置及报废办公用品及时出具报告,在尽量节约成本前提下,进行合理化处理。
(二)财务部
1、为办公用品的价值控制与监督部门,对合理化的费用进行审核。
2、对办公用品库存的情况盘点监控。
3、对全公司办公用品的成本增减变动进行会计核算;
(三)配送中心进行验收入库、保管保养、出库发放等方面的管理,坚持凭单发放,先进先出,快发快收的原则。
三、办公用品的分类
1、易耗品:单体价值在3元以内(含3元)、月使用量大、使用周期基本在1个月内、不能回收、不便管理的物品。如纸张、铅笔、胶水、大头针、图钉、别针,橡皮筋、笔记本、复写纸、标签、票据、橡皮擦、夹子、打印油、钉书针、塑料袋、打印纸等。
2、管理易耗品:单体价值在10元以内(含10元)、月使用量较大、使用周期3个月以上(含3个月),不易管理的物品;或是单体价值在3元以内(含3元)、使用周期基本在1个月内、凭业务部门营业额制定使用指标的物品。如签字笔、白板笔、油性笔、白板擦、萤光笔、电池、文件夹、印泥、中药煎煮袋、色带、墨粉等。
3、管理品:单体价值一般在10元以上、月使用量小、使用周期6个月以上(含6个月)、使用过程中实物形态基本不发生改变、易于管理的物品。如剪刀、钢笔、美工刀、钉书机,打孔机、打码机、印章、日期戳等。如有故障或损坏,应以旧品换新品,如遗失应由个人或部门赔偿或自购。
4、印刷品:公司使用的所有印刷品及宣传册,如双轨制处方药销售记录、商品移库单、借款单、记帐凭证、考勤表、付款申请书等。
5、其他类办公用品。
四、办公用品的采办规定:
1、办公及指标范围内的办公用品采办(由行政部及相关部门统一制定的指标,统称为办公用品采办)
(1)指标范围内的办公用品的申报与审批必须按时、按计划进行,各部、各门店必须在每月23-25日将〈办公用品申报单〉提交公司行政部, 行政部后勤对申报表进行汇总、统计、审核后,结合原有库存量,制作〈办公用品申购计划汇总表〉,于当月28日前提交董事副总裁,在5个工作日内审批完毕。
(2)行政部采购人员每月10日前完成办公用品的采办工作,并移交配送中心验收入库,配送中心根据行政部提交的〈办公用品验收入库单〉严格检查办公用品的品种、数量、质量与规格。
2、指标范围外的办公用品采办
指标范围外物品的申购,需由申请部门提前三天申请。
填写“物品申购单”,详细填写所需申购物品的详细资料,包括品名、品牌、规格/型号、供应商名称、联系电话、数量、单价及质量要求(不能留空,写不下可另附详单),部门领导签字。
由申请部门将申请提交相关部门签署建议。
行政部在三天内对申购物品进行调查及价格的核定(至少三家),并提出合理化建议,上报集团公司副总裁审批,审批后方可购买。
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