文档介绍：XX实业投资有限公司
二零一二年10月
目录
第一章行政部组织结构与责权 3
第一节行政部职能与组织结构 3
一、行政部职能 3
二、行政部组织结构 3
第二节行政部责权 4
一、行政部职责 4
二、行政部权力 4
第三节行政部管理岗位职责 5
一、行政专员岗位职责 5
第二章前台接待管理 7
第一节前台接待岗位职责 7
第二节前台接待管理制度 8
一、前台接待礼仪规范 8
二、来访人员接待管理制度 10
三、前台电话接听管理制度 12
第三节前台接待管理表格 14
一、客人来访登记表 14
二、函件收发登记表 15
三、前台接待日志表 16
第三章办公事务管理 17
第一节处理办公事务职责 17
一、办公设备管理制度 18
二、办公用品管理制度 21
三、办公文书管理制度 25
七、图书资料管理制度 28
第二节办公事务管理表格 29
一、办公设备登记表 29
二、办公用品领用表 30
三、办公文书会签单 30
四、档案借阅审批表 31
五、信件领取登记表 32
六、印章使用登记表 32
七、图书资料借阅表 33
第四章保密管理制度 34
第五章公关事务管理 39
第一节公关事务管理岗位职责 39
第二节公关事务管理制度 40
一、公关管理办法 40
二、参观管理规定 42
三、公务接待制度 43
四、对外宣传制度 46
第三节公关事务管理表格 48
一、商务接待安排表 48
二、公司参观申请表 49
三、公关接待审批表 49
四、公关活动策划表 50
第一章行政部组织结构与责权
第一节行政部职能与组织结构
一、行政部职能
行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。
。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”,更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解,从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。
。行政部应清晰传达上级领导指令,沟通、协调各部门之间的工作,保证高效地完成任务。
。行政部担负着办公自动化、人员接待、与政府沟通、相关宣传等工作。
。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。
二、行政部组织结构
由于公司所属行业和规模的不同,公司的组织结构也不尽相同。图1-1是依据行政部的职能分类而设计的组织结构。
图1-1 行政部组织结构示例
第二节行政部责权
一、行政部职责
行政部负责管理公司的日常行政事务,做好上传下达、沟通联系和综合协调工作,确保公司各项工作正常运行。其具体职责如图1-2所示。
职责14
职责13
职责11
职责12
安排各种文体活动
二、行政部权力
为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开,行政部拥有6项工作权限力,如图1-3所示。
权力1
根据公司总体战略规划,对公司经营计划有建议权
依照制度,对行政检查中发现的问题有处理权
依照制度,按规定程序,对其他部门有处罚建议权
依照制度,对公司员工违反行政制度有处罚建议权
有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作
对部门内部员工的聘任、解聘有建议权
权力2
权力3
权力4
权力5
权力6
图1-3 行政部权力
第三节行政部管理岗位职责
一、行政专员岗位职责
行政专员负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。其具体职责如图1-4所示。
职责1
组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度
做好行政、人事部门的总体预算管理工作
负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作
定期组织办公职能检查,发现问题及时解决,同时督促采取纠正和预防措施
代表公司与外界有关部门和机构联络,并保持良好的合作关系
负责宣传企业文化,提升公司内外部形象
接待公司重要来访客人,处理行政方面的重要函件
负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作,确保部门之间的良好协作
职责2
职责3
职责4
职责5
职责6
职责7
职责8
做好行政管理的统筹安排,负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行政工作
掌握公司行政管理工作的运行情况,适时向总经理汇报
职责9
职责10
职责11
职责12
第二章前台接待管理
第一节前台接待岗位职责
一、接待岗位职责
接待专员在行政部的领导下,全面做好前台的日常接待、电话函件的接转、报刊杂志的收发等具体工作。其具体岗位职责如图2-2所示。
职责1
负责来宾的登记接待工作
负责接收转发电话、邮件和信函,并做好记录、整理和建档等工作
配合行政部完成备忘录、通讯录、出差凭证等文