文档介绍：吉林大学档案网上归档工作规范
档案网上归档规范化是实现档案管理现代化的一项基础工作。为建立健全我校统一的档案检索体系,深入开发、利用档案信息资源,充分发挥档案在学校和中国特色社会主义建设事业中的作用,特制定本规范。
规范共包括:档案网上著录规则、档案管理软件操作指南、档案网上著录信息打印要求及操作三大部分。
第一部分档案网上著录规则
1 范围
本规则规定了文件及案卷的网上著录项目、著录格式、著录用文字、著录信息源。
本规则适用于党群、行政、教学、科研、外事、出版、产品、设备、基建、财会等各类档案的网上著录。
2 著录格式
文件、案卷所属类别著录格式
一级目录二级目录三级目录
信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号
实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级
正题名
副题名
附注
第一责任者
其他责任者页数规格
起止时间
归档单位存址
主题词
出版项奖励名称获奖等级获奖时间
接收人移交时间移交人
输入员
信息分类号档案馆室代号全宗号缩微号
实体分类号案卷/盒号及馆编件号保管期限密级
正题名
副题名
附注
第一责任者
其他责任者页数规格
起止时间
归档单位存址
主题词
出版项奖励名称获奖等级获奖时间
文号、图号载体文本文种
归档份数电子文件编号
输入员
3 著录项目
类目项
为了便于对系统中大量的档案数据进行管理,系统可以让用户对同一个档案集下的案卷、文档进行分类。这个类就称之为类目。
一级目录
一级目录著录年度号,使用阿拉伯数字。
二级目录
二级目录著录分类号的第一、二级类目。具体参看吉林大学各类档案管理工作规范。
三级目录
博士学位档案
学历博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+博士”。例如:“经济学院博士”。
同等学力博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+同等学力博士”。例如:“经济学院同等学力博士”。
不授予博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+不授予学位博士”。例如:“经济学院不授予学位博士”。
撤消博士学位档案三级目录著录“归档单位全称+撤消学位博士”。例如:“经济学院
撤消学位博士”。
硕士学位档案
全日制硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+硕士”。例如:“经济学院硕士”。
专业硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+专业硕士”。例如:“经济学院专业硕士”。
同等学力硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+同等学力硕士”。例如:“经济学院同等学力硕士”。
不授予硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+不授予学位硕士”。例如:“经济学院不授予学位硕士”。
撤消硕士学位档案三级目录著录“归档单位全称+撤消学位硕士”。例如:“经济学院撤消学位硕士”。
全日制本(专)科学生成绩档案
全日制本(专)科学生成绩档案,三级目录著录按本科、辅修、专科,分别著录为:归档单位全称+本科(或辅修、专科)。例如:“经济学院本科”。
***教育本(专)科学生成绩档案
***教育本(专)科学生成绩档案,三级目录著