文档介绍：文晔集团
重要文件管理办法-中国区
壹、目的:为加强公司内部文件管理,保障重要文件之安全,使本公司重要文件管理作业有所遵循,特订定本办法。
贰、范围:凡本公司营运活动所产生之凭证、合约、证照或其它文件,其登录之内容对公司权益有重大影响须归档保存管理之文件,均属本办法管理之范畴。
参、重要文件之分类:
合约类:金融机构融资授信、背书保证及开户、长期采购及销售、代理销售、购并、合作开发、受让、技术移转、授权、不动产买卖、承租、出租,投资,保管,维修,顾问,专利申请或使用、委任、承销、辅导、签证、股务代理及寄外库存等合约。
凭证类:股票、定存单、公债、国库券、其它有价证券、商业本票(C/P)、银行承兑汇票(B/A)、存入保证票据、金融机构存折、空白支票等凭证。
证照类:不动产所有权状、公司营业执照、注册登记证、工厂登记证、登记事项卡、同业工会证明书、税务登记证、认证通过证明书、专利证明书、商标证明书、房屋使用执照等证照。
其它类一:主管机关往来信函、机构往来信函、发票购票证、车辆文件、保单(火险、车险、团体险…)、存出保证金收据(承租、电话机…)等文件。
其它类二:公司章程、董事会会议记录、股东会会议记录、股东名册。
肆、重要文件之保管:
一、合约类由法务室负责保管;凭证类由财务部负责保管;证照类由行政支持部负责保管(子公司证照由子公司会计部保管),其它类一由会计部负责保管;其它类二由投资人关系部负责保管(子公司章程由子公司会计部保管)。
二、保管单位除建立『重要文件保管清册』留存备查外,尚需负责『重要文件保管单位(人)名册』之建立,汇总各重要文件正本并加以整理列管。。
三、『重要文件保管清册』应视需求不定期检讨并于每季季末更新数据,并应随清册之更新而重整『重要文件保管单位(人)名册』并转呈各权责主管核准。
四、各保管单位应善尽保管之责,保管之重要文件应置于安全处所,妥善管理并协助会计师或稽核单位进行必要之查核作业。
伍、重要文件之使用:
一、各单位因业务上需求欲借取重要文件时,应填写『重要文件借取申请单』,经权责主管核准后,向保管单位借取并签收。
二、保管单位应于借取登记簿上注记借用日期、借用人、预计归还日期及用途,便于追踪归还情况;归还时应注明实际归还日期,且于归还注记上加盖保管人章戳,以示无误。
三、重要文件若因标的物出售及非以查询为目的者,使用单位应依本办法第伍条第一项之规定填写『重要文件借取申请单』领出文件外并应依相关办法办理后续相关事宜。
四、凭证类系为有价证券及货币工具除权责人员外不得借取及使用。
陆、重要文件之移交:
一、保管单位变更或保管单位之保管人异动时,原保管人应填具『重要文件异动申请单』及移交清册,清册内容需详列重要文件之明细数据,经权责主管审核后办理交接事宜。移交完成,原保管人需将申请单及移交清册转送新保管单位存盘备查。
二、保管人离职时,应办理移交手续,确认保管之重要文件已交接完成。
三、重要文件遇移交事项时,保管单位需将『重要文件保管单位(人)名册』重新造册存档。
柒、重要文件之更新(换):
证照类之重要文件若因资本额、公司名称、地址、经营范围等项目异动,会计部应填具『重要文件异动申请单』附欲变更之相关文件呈权责主管签核后向政府主管机关办理变更事宜,变更