文档介绍：浅析电子档案管理在银行档案管理中的应用
【摘要】针对浅析电子档案管理在银行档案管理中的应用问题,介绍了电子档案在银行档案管理存在的问题,探讨了电子档案管理在银行档案管理的应用,电子档案降低了银行档案管理的强度、适应了银行会计电算化的需求和应用,提出了电子档案管理在银行档案管理中的发展方向。
【关键词】电子档案管理;会计电算化;银行档案管理
引言
电子档案是由数字电子计算机处理的档案。虚拟档案是用来区别于一些客观存在的档案实体,是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动,只有引入正确的软件,硬件与足够的背景细节,这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端,以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。
会计档案作为银行业务档案的一种,数量庞大,对银行经营活动的反映最为全面,是银行档案管理的重点。特别是随着我国银行业务集约化和电子化的推行,由会计档案向上集中所带来的档案库房建设问题、成本问题和管理问题等,成为我国银行经营管理实际操作中的一项重要课题。银行会计档案管理存在的问题一是会计档案的内涵不断扩充,使得档案分类边界不清,影响规范化管理。随着银行业务的不断创新,新的业务资料层出不穷,是否属于会计档案,往往没有明晰的界定。如在柜面签约的电话银行、网上银行、手机银行、理财产品、代收代付等协议,并不属于传统意义上的会计核算专业材料,但又会影响到客户后期账户的会计处理,因此是否作为会计档案保管,以及是作为会计档案中的凭证类还是其他类资料保管,理解上存在着很大的差异,导致实际操作中银行各行其是,管理上很不规范。另外,在机构日常管理过程中形成的很多资料,如网点日查情况、计算机日志、自助设备工作日志、会计主管检查日志等,纯粹是事务性的资料,但由于是在网点形成的,在无明确规范的情况下,被笼统地归入会计档案管理,造成了会计档案的无效膨胀。
1、电子档案在银行档案管理存在的问题
银行档案保管期限的划分与银行的业务特点不匹配,存在着不合理保管。根据人民银行的规定,有权机关查询、冻结及扣划书,挂失登记及补发凭单收据,存、贷款开销户记录等应永久保管。但其中的有权机关查询书并未涉及具体的账务处理,只是银行履行协助查询义务的证据,对银行本身来说并无长期保存的价值;挂失登记及补发凭单收据,从其性质上来看应属于会计凭证,而凭证的保管期限为15年,与永久保管期限存在着冲突;存、贷款开销户记录中的存、贷款开销户申请表,按会计要求,应随凭证装订流转,在保管期限上也存在双重标准。为解决这一矛盾,有的银行对该类资料采取电子档案和纸制档案双保管的方式,增加了工作量和操作的复杂性。
2、电子档案管理在银行档案管理的应用

电子档案管理在银行档案管理流程的设计,与传统的档案保管需求不同,不需要在前端实现分期限装订,形成了后期档案销毁的瓶颈,减少了档案保管压力。出于保证会计事项完整性和连续性的需要,会计部门往往要求会计资料按业务办理顺序装订存放,而按业务办理顺序装订的档案会涉及多个保管期限。混期限装订一方面使一些短期保管的档案相应延长了保管期限,另一方面使档案销毁时必须逐册分拣,大大增加了档案到期销毁的难度,形成了档案保管的双重压力。

电子档案的应