文档介绍：档案及档案管理
一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
我们可以从四个方面来对档案进行理解:
1、档案是有相对固定来源的。它来源于一定的形成单位,产生于形成单位的自身活动。所以必须尊重档案的来源原则,以历史唯物主义和系统论为指导,开展档案的收集、积累、保管和系统整理工作。
2、档案是有保存价值的。一个单位在自身活动中会形成许许多多的材料,但并非所有的材料都会转化为档案。一部分随着记事等现行功能的结束,便失去了它存在的社会价值而被淘汰,另一部分由于对今后活动仍有查考价值而被保存下来,就转化为档案。
3、档案的物质形态是多种多样的。不仅有文字的,还有声像的,还有磁盘、光盘等。
4、档案是原始的记录。档案是在社会实践中直接形成的,不是事后编写或另外收集的材料,所以不同于一般文献,具有很强的原始性。原始记录性是档案的本质属性。
二、档案的作用
1、凭证作用。档案的凭证作用体现了档案不同于其他各种文献资料的最基本的特点。档案之所以具有凭证作用,是由档案的本质属性——原始记录性决定的。首先,从档案的形成来看,它是从当时当事直接使用和产生的文件材料转化来的,是令人信服的历史证据。其次,从档案本身的物体形态来看,文件上保留着真切的历史标记。
2、参考作用。档案能以知识原载体的形式,给人以相互联系的、系列性的、广泛的情报信息,对于人们查考既往情况,掌握历史资料,研究有关事物的发展规律,具有广泛的情报价值。
三、归档范围
凡在教学、科研、管理各项活动中直接形成的,对学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同载体的文件材料;
根据《高等学校档案实体分类法》规定应该归档的有十大类文件材料:党群类、行政类、教学类、科研类、产品类、基建类、设备类、出版类、外事类、财会类;
反映学院工作和活动的有保存价值的声像载体材料;
征集国内外与学院有关的各种具有保存价值的其他材料;
院内个人在其非职务活动中形成的文件材料,可按征集、代管、捐赠的方式处理。
党群类应归档材料:
1、上级党组织有关党的建设的文件
2、院党代会文件材料
3、院党委会、书记院长碰头会议记录、纪要
4、院党委工作计划、总结
5、院党委发布的决定、办法
6、院党委负责人在院内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿
7、院党委大事记
8、院党群系统统计材料
9、院内各支部年度工作计划总结、请示及党委批复
10、院内支部设置变动、改选报告、审批材料
11、院党员名册
12、反映本院全貌、重大活动的各种宣传材料
13、学院教职工政治思想动态及调查材料
14、学院统战工作材料
15、学院工会工作材料
16、学院团委工作材料
行政类应归档范围:
1、上级有关行政管理的文件
2、全院性的规章制度
3、学院年度工作计划、总结
4、院长办公会议记录
5、院领导在会上的重要讲话和参加院外会议的发言稿
6、教职工代表大会文件
7、本院向上级的请示及其批复
8、教研室的请示及学院的批复