文档介绍：用PPT召开网络会议
网络的理念现在已经如此深入人心,但是我们大多数时间上网基本上只是浏览网页、下载资料、收发邮件……其实还有很多的公事是可以在网上解决的,网络会议就是其中之一。
一般的网络会议,虽然可以通话,也有文字表述,但是总是让人觉得内容有些苍白枯燥,不如亲历现场的展示会生动。使用PowerPoint制作的演示文稿,外观漂亮,条理简明清晰,能够充分展现自己的想法和思路
∩是在网络会议上怎么办呢难道把自己的演示文稿传给每个与会者一份让他们自己翻看吗PowerPoint2000提供了强大的网络功能,能够帮助我们轻轻松松地召集网络会议,展现自己的风采。
PowerPoint2000中通过网络进行演示的一个很强大的功能就是"联机广播"。使用广播可以在Web上广播演示文稿(包括视频和音频)。如果观众人数较多或观众位于远程位置,则此时广播特别有用。通过使用MicrosoftOutlook或其他电子邮件程序,用户可以像安排其他会议一样安排广播。演示文稿保存为HTML格式,因此观众要查看演示文稿,惟一需要的就是浏览器。如果有些观众错过了广播或需要将广播存档,则可以录制广播并将其保存到Web服务器上,以便可以在任何时候重新播放。或许您会想:涉及这么多网络和多媒体的东西,操作会很困难。其实对于界面友好,向导完善的PowerPoint来说,广播功能可以轻松完成。首先系统管理员可能已为广播设置了所需选项,如果尚未设置或需要更改某些选项,可以自己进行设置。打开要广播的演示文稿,选择"幻灯片放映"*"联机广播"*"建立和安排",单击"建立与安排一次新广播"(5所示),然后在相应的选项卡上填写相关的信息(6所示)。这些选项只需设置一次,以后所有的广播缺省都将使用这些设置。
----其实,Meeting程序和MicrosoftOffice的紧密结合为我们随时基于Office应用程序开始联机会议提供了相当大的便利。只要在PowerPoint中选择"工具"*"联机协作"*"现在开会"(3所示),NetMeeting就会自动在后台启动。如果您要找的人都在线上,并且对您的提议感兴趣,同意参加,那么联机会议就可以立即开始了!
----联机会议开始时,尽管所有参加者都可以在屏幕上看到演示文稿,但只有会议主持人才是演示文稿的惟一控制人。会议主持人打开协作功能,即可允许参加者轮流编辑修改和控制演示文稿,但主持人也可以在任意时刻关闭协作功能。关闭协作功能后,其他参加者就不能继续进行修改,但他们可以观察到会议主持人的。当其他人控制演示文稿时,会议主持人将不能使用光标(不仅是在演示文稿中,其他情况也不行)
∝制演示文稿的参加者姓名的首字母会出现在鼠标指针旁。如果在会议过程中,主持人忽然想到遗漏了一个VIP,而进程还没有进入紧要阶段,这个时候可以临时邀请这个VIP加入正在进行的联机会议。Meeting,否则将不能收到联机会议邀请。
----为了使会议组织显得更加正规,我们可以提前做一个会议通知。或许您会说通知别人开会是件最令人头疼的事情,在电话里相同的事情重复说几次就觉得厌倦了,写个mail又担心写得不完全遗漏了什么还要补发一份群件
……其实在PowerPoint中写会议通知没有那么麻烦,只要选择"工具"*"联机协作"*"安排开会",Outlook就会自动启动,打开一个非常详尽的界面(4所示),我们只要按照实际情况修改几个数据,就可以很轻松地完成会议通知,不用担心遗漏了什么。
----PowerPoint中的很多功能可以帮助我们在网络会议中自由地交流。例如"Web讨论"功能(可以选择"工具"*"联机协作"*"Web讨论",5所示)使得用户可以向演示文稿中插入评语。讨论是线程化的,也就是说,对讨论评语的答复将直接嵌套于讨论之下,就像BBS上的Re文,而且可以同主题阅读,不用一篇篇翻看,非常方便。另外,在同一网络会议中允许同时存在多个主题讨论。通过使用"讨论"工具栏,任何正在审阅演示文稿的用户都可以查看并答复任意讨论。然后,用户就可以在PowerPoint中审阅讨论,并根据收到的反馈信息合并对演示文稿所做的更改。
----当用户开始讨论时,将出现讨论窗格,该窗格中包括了评语、问题以及讨论的主题。用户可以在讨论窗格中拖动滚动条来查阅整个主题、还可以查阅向讨论中插入评语的各个用户的名称和讨论的内容。