文档介绍：上海交通大学工程硕士论文第一章绪论
第一章绪论

课题研究的背景及意义
当今社会竞争日益激烈,企事业单位内部会议也不断增多,会议信息量也渐增。
企业公司内部需要经常通过会议进行沟通、问题解决以及决策的制定。而现在企事
业的会议管理工作繁重且处于无系统流程的状态。管理缺乏,出错几率非常大。
据调查,经理级和专业人员每周约花 1/4 的时间在开会上。美国权威机构的统
计表明,1996 年美国企业因不当的会议管理导致的损失高达 60 亿美元。另一项调查
表明,企业 80%的员工提升来源于其在会议上的表现引起上司的注意和赏识。会议的
圆满成功,就是所有与会人员的共同期盼。如何使会议有效益和有效率,对于企业
和企业人来说,都具有重要的意义。目前,很多企业采用会议营销的战术来占领市
场,有些企业通过会议来推广产品,还有企业通过大型会议来进行深度沟通。同时,
由于会议本身的不可再生性,只有专业的策划和精细地执行,才能带来丰厚的回报。
所以,当前会议管理工作需求很大。
自 2004 年,我担任公司的市场营销人员以来,每年都会举行几次大型的工作会
议,比如 2004 年 8 月,在北京为推广产品市场举办的“产品发布会”,邀请与会人
员达 150 人, 由于对与会人员邀请的确认工作没有做好,致使有 38 人缺席,出现
大量空座位,使得会议显得很冷清;又如在 2004 年 12 月,为加强代理商管理的在
上海举行“代理商大会”,为了支持此次会议,总公司的 CEO 及 CFO 来参与此次会议,
当时我们跟其秘书确认了抵达上海时间是下午 16:10,我们就安排好人在浦东接机。
但是我们忽略了一个问题,他们的航班是在北京转机的。接机人员在机场等到 15:
30 仍未发现其乘坐的航班信息,忽然意识到是不是到虹桥机场了,经核查,确实该
航班是在虹桥机场的,于是又安排另外一拨人急忙赶往虹桥机场,由于路上堵车,
到虹桥机场已经是 16:25,真正接到人的时候已经是 16:38。这两个例子是我工作
亲身经历过的,从而也从侧面可以看出:传统的人为安排会议的方法,有着其不可
克制的缺陷, 1. 工作量繁杂,容易出错;2. 会议工作人员多是临时抽调而来,不
易管理,责任不清;3. 工作进展无序,时间难以控制。
所以改善这种烦乱的状况,提高工作效率,已经是会议项目管理人员必须要面
对的课题。本文工作对项目管理技术方法的研究,采用 WBS 和 CPM 对会议项目管理
工作进行分解和排序。通过 WBS,可以描述出一个清晰的工作框架,便于会议项目
管理者确定有效的管理工作范围,易于工作的分配与跟踪,也可以帮助改进时间、
成本、资源等估计数据的准确度。 CPM 则通过分析会议项目过程中的活动序列进度
安排,找出控制周期的关键路径,在有限的条件下获得最佳的计划安排,已达到缩
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短工期,提高效率的目的,从而有效的控制会议项目的进程, 提高会议项目管理的
工作效率。

课题研究的内容和技术方法
本文主要针对企业内部的营销类会议的组织管理进行如下的研究工作:
本课题通过对会议管理工作内容的整理,清楚认识到会议管理工作的内容及注意
事项。通过对会议管理工作的研究分析,充分里了解会议管理工作的内涵和流程。
在掌握会议项目工作脉络的基础上,更进一步地将每项工作细化。经过细化的工
作分别落实到某一个项目团队成员,落实到每一天,也就是 WBS(Work Breakdown
Structure)方法, WBS 分解出来的的工作任务,是项目每一个阶段的时间和路标,
WBS 可以将会议项目分解成为更小的更可操作的工作。
会议项目的时间控制是会议成功的一个非常关键的环节,会议已定的时间不会更
改,那么所有准备工作必须在指定的时间内完成。会议中所需要的资源如果不能在指
定的时间内完成,那么在会议上就无法使用,从而导致会议某些方面必然产生缺憾,
会议的效果也必将会被影响。所以为了满足进度预期,本文研究了 CPM(Critical Path
Method)方法,即关键路径法在会议项目管理中的应用。 CPM 方法是一种网络图技术,
用来预测整个项目的工期,从而帮助会议项目经理防止项目进度超期。关键路径上的
时间虽然是项目上最长的时间,可是它却决定了项目完成的最短时间,关键路径上的
无论每个工作的时间被影响,势必会影响到整个项目的时间进度。所以将 CPM 方法引
入到会议项目管理中,帮助会议项目经理会议管理进行进度平衡,在发现影响因素时,
能及时的进行调整,最大可能性的保证会议的进程。
会议项目管理过