文档介绍：用友ERP-U872采购系统操作流程
写在前面:供应链管理系统在使用过程中与财务链有显著的差异,财务链更加注重财务核算的问题,更加强调企业会计准则的运用。而供应链的操作则以业务流程为主,且各处模块的关联更紧密。在财务链的使用中一般可以两个两个操作系统分开学****理解,如固定资产与总账或薪资管理系统与总账分开学****又或单独总账进行学****而供应链管理系统中如果学****采购管理,则必然分牵涉应付款管理系统、库存管理系统、存货管理系统和总账管理系统。所以在学****供应链时更多的强调业务流程及各系统的业务关系。
一、普通采购业务
从财务核算上看,普通采购业务一般会涉及到9个流程,分别是:
(1)采购需求部门提出采购申请,并按审批权限进行审核;
(2)采购部门根据审核的需求申请,与供应商进行磋商谈判,签订合同;
(3)供应商发出商品,并通知到货;
(4)仓储部门收到货物,并进行验收入库;
(5)收到采购发票送财务部门;
(6)财务部门收到发票后确认应付款;
(7)财务部门填写付款申请单,经过审核后进行付款处理;
(8)将应付款与已付款进行核销处理;
(9)对入库货物进行成本核算
体现在用友ERP财务管理系统中则有10个核算过程:请购à订单à到货à入库à发票à采购结算à确认应付款à支付货款à核销à核算成本。核算过程中涉及以不同的子系统,如请购à订单à到货à发票à采购结算等五个环节在采购系统中进行处理,确认应付款à支付货款à核销等三个环节在应付款管理系统中进行处理,验收入库则在库存管理系统中进行,核算成本在存货管理系统中完成。具体的关系可以用图1表示。所以一笔普通采购业务要在四个核算系统中穿插进行,对于初学者来说有一定的困难,尤其是当某一个环节填制单据出错时更是难以回退进行修改,往往顺流操作3-5分钟可以处理完一笔业务,但逆流操作则需要花上10-20分钟,甚至最后还是无法达到修正的目的。
图1
下面以一例进行说明具体的操作过程:
[案例资料]
1月1日,业务员白雪向建昌公司询问键盘的价格(),评估后确认价格合理,随即向公司上级主管提出请购要求,请购数量为300只。
1月2日,上级主管同意向建昌公司订购键盘300只,,要求到货日期为1月3日。
1月3日,收到所订购的键盘300只,并将所收到的货物验收入原料库。当天收到该笔货物的专用发票一张,发票号为8001。业务部门将采购发票交财务部门,财务部门确定些业务所涉及的应付款及采购成本,材料会计记材料明细账。财务部门开出转账支票一张,支票号为C1,付清采购货款。
[step1] 采购请购,填写请购单并进行审核。(本步骤可以省略)
以业务员“白雪”身份登录系统,日期为2013-1-1
执行[供应链]-[采购管理]-[请购]-[请购单]进入“采购请购单”界面,单击
“增加”按钮,按要求填入相关内容,具体见图2
图2
单击“保存”后进行“审核”,需要注意的是,一般请购人与审核人为不同的操作员。
[step2]采购订货,填写采购订单。(本步骤可以省略)
以业务员“白雪”身份登录系统,日期为2013-1-2
执行[供应链]-[采购管理]-[采购订货]-[采购订单]进入采购订单界面,单击“增加”按钮,订单的生成可以依据上述填制的请购单。点击界面上的“生单”下拉“请购单”按钮,如图3所示,点击“过滤”。
图3
出现图4所示,选择2013-1-1填列的请购单,同时点击OK确定按钮
图4
采购订单界面完成了请购单内容的复制,此时,如果需要修改请购单,则要先删除订单,取消请购单的审核方能进行。在订单界面上,填写供应商信息及计划到货日期。具体如图5所示
图5
点击界面上“保存”及“审核”按钮,完成订单工作。
[step3] 采购到货,填写请购单并进行审核。(本步骤可以省略)
以业务员“白雪”身份登录系统,日期为2013-1-3
执行[供应链]-[采购管理]-[采购到货]-[到货单]进入“到货单”界面,单击“增加”按钮,具体见图6
图6
到货单的生成可以依据采购订单生成,点击界面上的“生单”下拉“采购订单”按钮,如图3所示,点击“过滤”。选择上一步骤经过审核的订单。从而形成有内容的到货单。具体如图7所示,单击界面“保存”、审核。
图7
[step4] 验收入库,填写入库并进行审核。
以业务员“白雪”身份登录系统,日期为2013-1-3
执行[供应链]-[库存管理]-[入库业务]-[采购入库单]进入“采购入库单”界面,单击“生单”按钮选择“采购到货单(蓝字)”并过滤,选取上步骤生成的采购到货单,具体见图8所示,同时将仓库“原料库”填写完整。保存并审核。
图8
[step5]完成发票的登记。
以业务员“白雪”身份登录