文档介绍：试析电子档案的管理

论文摘要传统的档案管理工作以纸质文件材料为主要工作对象,在运用了档案管理软件后,电子档案应运而生。电子档案的出现克服了传统档案难保存、易失真的缺点,弥补了纸质档案的不足,但是同时电子档案也存在容易被盗窃等许多缺陷。电子档案是由上报者将有关资料和档案直接写在优盘等载体上,并在电脑上直接进行修改和整理,形成后,存储到办公信息数据中,然后由档案管理工作人员保存、管理的全新的档案管理工作形式。
论文关键词电子档案管理现状实际应用与普及
电子档案是随着时代发展,应运而生的产物。在档案管理工作中,传统的档案存在形式是以纸质为载体,以人的手工书写和抄录为主要方式的。随着时代的发展和社会各项工作的进行,档案管理工作面对着庞大的信息量和纷繁复杂的档案文件,传统的档案管理方式已经不能适应这样的现状。电子档案应运而生,它的产生有效缓解了庞大的档案信息量压力,逐渐代替着传统的档案形式,成为主流的档案管理形式。但是电子档案并不是没有任何缺陷,它本身存在着一些难以克服的缺陷和隐患,需要我们正确对待。本文就电子档案管理的现状,档案信息电子化的利弊,电子档案如何更好地普及应用等方面做出以下分析。
一、电子档案的管理现状
纵观近几年电子档案的发展情况,各类单位的档案数量急剧增加。以全国各大学高校为例,大学生总体规模不断增加,相关资料显示,2008年大学生数量与2007年相比,增加了近200万人,而大学教职工人数也增加了十万左右,高校(含普通高校和成人高校)数量增加了三百多所。高校数量、学生及教职员工人数都呈稳定持续增长态势的同时,各项相关档案也是急剧增长,面对与日俱增的档案数据,传统的纸质档案形式已经很难适应当前的形式。
档案管理工作并不是许多人认为的那样,并非简单的填写数据和各人资料,然后存储在固定的档案室就万事大吉了。真正的档案管理工作是一个复杂的流程,在档案持有人填写完相关资料和数据后,由档案管理工作者认真仔细的检查,有任何不符合规定的地方都应返还给档案持有人进行修改,档案完成后,由档案管理者分类储存在档案室里,在需要调取和更新时,要迅速的调去出档案。在交接时要确保档案的真实性和完整性。由此可见,档案管理工作是个复杂的过程,面对现如今各类档案数量的急剧增加,传统的档案形式确实不能适应工作的需要,电子档案是十分有必要的。
虽然档案管理工作越来越艰巨,但是此项工作的重要性决定了不能出错的要求。档案工作对于一个单位是十分重要的,急需应用电子档案的管理形式来适应当前的严峻形式。电子档案已经成为大多数单位档案管理工作必须应用的形式,但是由于电子档案的专业性和技术性较强,当前大多数单位的档案管理信息化程度低,不能适应工作需要。面对这样的形式,电子档案的普及应用是档案管理工作的趋势所在,也是必须实现的。
二、档案信息电子化的利弊
(一)电子档案的优越性
电子档案与传统档案不同,电子档案最大的特点就是它是以电子数据的形式记录了档案的准确信息。电子档案与传统档案相比,其长处有很多。传统档案需要以纸质材料为档案记录的载体,但是电子档案是借助了电子信息技术,直接将档案记录在电脑上。传统档案需要一个单独的档案室,并且要求密闭,防火,防潮,对其环境条件要求较多。纸质的档案材料时间久了,会发霉发潮,这些都会影响档案的真实性和存储时间。